Bureau Hybride

La Covid et le bureau hybride

Depuis le début de la pandémie, les entreprises ont dû s’adapter pour pouvoir continuer à fonctionner. Une grande partie de cette adaptation a consisté à travailler à distance.

En raison des ordres de confinement, les organisations ont dû adopter un modèle de travail à domicile (ou WFH pour Work From Home), ou du moins un modèle de travail à domicile partiel. Avec l’assouplissement des restrictions, de nombreux employés retournent aujourd’hui au bureau.

Toutefois, en raison des limites de capacité et de certaines restrictions régionales, certains membres du personnel travaillent au bureau tandis que d’autres continuent à travailler à distance.

Bien que ce concept ne soit pas nouveau et qu’il ait été mis en place par certaines entreprises avant la COVID, le lieu de travail hybride est en passe de devenir le « prochain normal » (ou « Next Normal » en anglais).

Un rapport de Xerox a révélé que plus de 50 % des entreprises du monde entier prévoient de modifier leur politique de travail à domicile au cours de l’année prochaine.

En outre, le Forum économique mondial (World Economic Forum) recommande un taux d’occupation de 30 % pour les bureaux qui ont rouvert leurs portes. En effet, ceux qui se sont habitués aux avantages des deux environnements n’ont pas forcément envie de retourner au bureau à plein temps.

La perception et l’avenir du bureau hybride

La technologie permettant de mettre en place un modèle de travail à domicile existe depuis un certain temps, mais les entreprises ont hésité à adopter une approche plus flexible de la façon dont les gens travaillent.

L’une des principales préoccupations citées concerne la productivité.

Cependant, comme le montre cette étude, les télétravailleurs sont de 20 à 50 % plus productifs que leurs collègues au bureau.

John Macomber, maître de conférences en administration des affaires à la Harvard Business School, estime que la COVID-19 a accéléré de 20 ans l’acceptabilité du travail à domicile.

L’avenir de la vie professionnelle est encore incertain, mais le paysage des bureaux a certainement été définitivement modifié.

Le PDG de Cresa, Jim Underhill, estime que la vie au bureau d’autrefois a disparu. Selon lui, il n’y aura plus d’espaces de travail ouverts et denses.

Les grands bureaux resteront la plaque tournante, mais il est très peu probable que les organisations demandent à tous leurs employés de revenir travailler au bureau à plein temps.

L’avenir pourrait voir l’ouverture de bureaux satellites plus petits, en dehors des métropoles urbaines. En effet, le fait que de petits groupes d’employés travaillent au bureau à l’occasion peut préserver la culture d’entreprise et la camaraderie, ce qui n’est pas forcément possible par le biais des appels vidéo.

En fin de compte, le futur lieu de travail est un mélange de travail à distance et de travail au bureau. La technologie est la clé pour que les employés restent connectés et que le flux de travail soit fluide. La transformation numérique (ou digital transformation) est la voie à suivre.

Comment mettre en place un environnement de bureau hybride ?

Les aspects les plus difficiles pour les organisations qui se lancent dans le télétravail sont probablement la mise en œuvre et la formation des employés (ou employee training).

Pour les entreprises qui n’offraient pas encore d’options de travail flexibles, il s’agit d’un territoire inexploré. À mesure que les entreprises préparent des plans à long terme, celles-ci sont de plus en plus nombreuses à inclure une politique de bureau hybride.

Voici comment vous pouvez mettre en place un bureau hybride :

1. Définissez une politique de bureau hybride

La mise en place d’une politique de bureau hybride établit des attentes et des lignes directrices que les employés peuvent suivre.

• Définissez la politique et les personnes auxquelles celle-ci s’applique : indiquez clairement qui peut travailler à domicile. Définissez les critères et précisez les postes qui ne peuvent pas être occupés à distance.
• Créez des lignes directrices pour déterminer quand les employés travailleront à distance et quand ils travailleront au bureau : les travailleurs à distance devront-ils venir au bureau quelques fois par semaine, ou pas du tout ? Y aura-t-il une politique de travail à distance personnalisée pour chaque employé ? Les gestionnaires seront-ils responsables de l’horaire de travail à distance de leur équipe ? Y a-t-il des événements ou des réunions pour lesquels le personnel doit être présent ? Y a-t-il des heures de travail spécifiques pour les membres du personnel à distance ? Dressez la liste de tous les scénarios et incluez des directives pour chacun d’eux.
• Établissez des attentes quant à la façon dont les employés travailleront -: les employés accéderont-ils à distance à leur ordinateur de travail ou emporteront-ils leurs ordinateurs à la maison ? L’entreprise fournira-t-elle un ordinateur portable aux employés ? Quels sont les outils et les applications que le personnel doit connaître et utiliser pour accomplir ses tâches et communiquer ? Assurez-vous que tous les employés savent comment utiliser les outils et les plateformes qui seront utilisés. 
• Renforcez la sécurité : la sécurité a toujours été une priorité absolue, mais celle-ci est encore plus importante aujourd’hui. Définissez des règles et des protocoles de sécurité stricts. Veillez à ce que l’ensemble du personnel comprenne les risques potentiels et les moyens de les prévenir, en particulier lorsqu’il travaille à distance.

2. Reconfigurez votre espace de travail

Prenez en considération la taille de l’espace de travail. Avez-vous vraiment besoin d’autant d’espace maintenant qu’une partie de vos employés travaillent à distance ? Réaménagez l’espace en fonction de vos nouveaux besoins et tenez-vous au courant des dernières directives en matière de sécurité. Étant donné que de nombreuses entreprises passent à des bureaux hybrides en raison de la COVID-19, un espace suffisant entre les postes de travail sera nécessaire.

Si les employés ne viennent que pour des réunions et des événements ou des exercices spéciaux, réorganisez l’espace pour favoriser la collaboration et stimuler la productivité.

Si l’espace est plutôt destiné aux clients existants et potentiels, aménagez-le en conséquence. Gardez à l’esprit que les sièges sociaux et les bureaux internationaux sont des plaques tournantes et doiven incarner la marque de l’entreprise
Même s’il n’est plus aussi fréquenté qu’auparavant, l’espace de travail doit toujours refléter les valeurs de l’entreprise.

3. Investissez dans les bons outils et les bonnes technologies 

Il est important de déterminer l’investissement matériel et logiciel nécessaire. Allez-vous fournir des ordinateurs de travail, des casques, des webcams, etc. ? Quelles licences logicielles sont indispensables ?

Voici quelques éléments à prendre en compte dans ce domaine :

• L’accès à distance : la méthode traditionnelle de travail à distance, via le VPN d’une entreprise, n’est pas toujours la meilleure solution pour les grandes entreprises, car celle-ci est coûteuse et difficile à adapter. Le BYOD (bring your own device), que l’on traduit en français par PAP pour « prenez vos appareils personnels » et l’accès à distance sont également une solution. Si vous décidez de suivre cette voie, le personnel aura besoin d’aide pour configurer son environnement de travail à distance. Gardez à l’esprit la sécurité, la fiabilité, le coût et la convivialité lorsque vous choisissez une solution d’accès à distance.
• La gestion de projet (project management) : explorez les différents outils de gestion de projet disponibles et choisissez celui qui correspond à vos besoins et à votre budget.
• La communication en temps réel : les meilleures applications pour communiquer entre collègues sont Slack, Zoom et Skype. Ceux-ci permettent aux employés de discuter entre eux et de participer à des vidéoconférences.
• La collaboration : une équipe à distance a besoin d’un endroit unique pour collaborer et accéder aux documents. Google Drive et Microsoft Teams sont particulièrement efficaces pour cela.
• Le monitoring et le management : la gestion d’une équipe hybride est beaucoup plus facile avec l’utilisation de logiciels comme Hubstaff et Officevibe.

Les avantages et les inconvénients d’un bureau hybride

Un bureau hybride présente à la fois des avantages et des inconvénients. Ceux-ci varient en fonction du point de vue de chacun.

Le bureau hybride et ses inconvénients

Pour les employés, les inconvénients les plus courants sont les suivants :

• L’absence de routine régulière: il est difficile de s’installer dans une routine lorsque vous faites des allers-retours entre le travail au bureau et à la maison.
• Une socialisation limitée : beaucoup de gens attendent avec impatience d’aller au travail tous les jours pour socialiser, faire du brainstorming et collaborer.
• Les problèmes d’inclusion: les employés qui travaillent à domicile ne sont pas aussi “dans le coup” que les employés de bureau et n’ont pas autant de temps en tête-à-tête avec leurs supérieurs.

Du point de vue des employeurs, les inconvénients sont les suivants :

• Les problèmes de cybersécurité : à l’ère du numérique, la sécurité est une priorité constante et comme le nombre de personnes travaillant à distance n’a jamais été aussi élevé, les menaces de sécurité sont en augmentation. Le déploiement de mesures de sécurité dans un système hybride présente des difficultés encore plus grandes.
• La gestion d’équipe (team management) : lorsque les membres d’une équipe sont très dispersés et ne peuvent communiquer qu’à travers un écran, les gérer efficacement peut s’avérer décourageant.
• Les lacunes en matière de communication : pour les managers, la possibilité de s’adresser au personnel à tout moment et d’avoir une discussion personnelle n’a pas de prix.

Les avantages d’un bureau hybride

Pourtant, des études indiquent que les avantages l’emportent sur les inconvénients, tant pour les employeurs que pour les employés :

• L’augmentation de la productivité : les télétravailleurs ont moins de distractions sociales et font plus de pauses, ce qui leur permet de se ressourcer et de rester motivés.
• La réduction du niveau de stress : les statistiques montrent que les personnes qui travaillent à distance, même une fois par mois, sont plus heureuses et moins stressées.
• La réduction des coûts : les employeurs et les employés économisent de l’argent en travaillant à distance, même en travaillant que la moitié du temps. Les travailleurs à distance économisent sur les frais de déplacement, tandis que les entreprises économisent sur les fournitures et autres dépenses.
• La réduction de la rotation du personne : les entreprises qui proposent des modalités de travail flexibles constatent une baisse de 25 % du taux de rotation du personnel.