Le Business Process Standardization : qu’est-ce que c’est ?
Le Business process standardization (BPS), qu’il est possible de traduire en français par “normalisation des processus d’entreprise” consiste à unifier les procédures ou les processus pour créer une norme ou encore une meilleure pratique suivie par l’organisation toute entière.
Concrètement, le Business process standardization permet à tout processus d’être toujours exécuté de la même manière. En effet, le BPS fonctionne en mettant en œuvre les meilleures pratiques conçues pour maximiser l’efficacité et l’efficience des processus.
Celles-ci impliquent généralement une certaine automatisation et ne changent pas à moins que certains aspects du processus lui-même ne changent en premier.
Le processus d’émission de devis clients pour une assurance automobile par exemple, implique la collecte de différentes données et la réalisation de plusieurs étapes. Le BPS définit la manière dont ce processus sera exécuté afin que celui-ci soit réalisé de la même manière et dans le même ordre et ce, chaque fois qu’un client demande un devis.
Le BPS est donc nécessaire en l’absence d’un processus cohérent en place ou si différentes équipes font le même travail, mais utilisent des processus différents pour atteindre leur objectif final.
Cependant, il faut savoir que le BPS ne vise pas seulement à établir un processus uniforme pour l’exécution des tâches. Celui-ci vise également à ce que ces tâches soient exécutées avec le moins de ressources possible. Ceci conduit à une réduction globale des coûts, qui est le résultat naturel d’une efficacité accrue.
L’objectif du BPS est également de réduire les essais, les erreurs et le gaspillage associés à la résolution de problèmes à partir de zéro. Avec un modèle de solution unique, il est facile d’échelonner les résultats avec certitude et de produire davantage avec moins de ressources.
Quels sont les avantages du business process standardization ?
Le business process standardization présente de nombreux avantages dont les principaux sont :
- L’amélioration de la clarté : un processus standard élimine le besoin de deviner ou de faire des recherches supplémentaires, ce qui signifie que tout le monde est sur la même longueur d’onde
- La garantie de la qualité : les tâches sont exécutées d’une manière prédéterminée, qui a fait ses preuves
- Une meilleure productivité : les employés n’ont pas besoin de poser des questions à leurs collègues ou de chercher sans fin dans la documentation pour savoir comment accomplir une tâche
- Le gain de temps : un processus défini crée un flux standard qui fait gagner du temps aux employés en éliminant les hypothèses et les redondances
- L’amélioration de la transparence : différentes équipes ou personnes effectuant la même tâche ont des instructions identiques sur la manière d’effectuer la tâche
- La création des normes et un alignement au sein de l’organisation : s’il n’y a pas de processus normalisés en place, les employés passeront un temps précieux à deviner comment accomplir au mieux une tâche. La mise en œuvre du BPS signifie que les tâches peuvent être terminées d’une manière qui est déjà déterminée comme étant la meilleure, ce qui garantit des résultats de qualité
- Une plus grande satisfaction des clients : le BPS a un impact sur la satisfaction accrue des clients et l’amélioration du service à la clientèle
- La conformité réglementaire : les entreprises actives dans des domaines hautement réglementés, comme la finance ou la santé, doivent se conformer à de nombreuses réglementations. En effet, ne pas être en conformité peut potentiellement entraîner des pénalités de centaines de milliers, voire de millions de dollars, en cas de violation de réglementations. La normalisation des processus permet de s’assurer que les employés suivent les bonnes étapes pour rester conformes.
De manière générale, à mesure que les processus sont normalisés, les entreprises peuvent s’attendre à voir leur façon de travailler rationalisée tout en devenant plus efficaces.
Bon à savoir :
La normalisation des processus, qui est l’une des conditions préalables à l’utilisation de l’automatisation robotique des processus (RPA), a joué un rôle déterminant dans l’expansion prévue du marché de la RPA, qui devrait dépasser les 7 milliards de dollars d’ici 2025.
Pourquoi le business process standardization est-il important ?
Le business process standardization consiste à créer un plan directeur uniforme et reproductible pour l’exécution d’une tâche. Chaque fois qu’une tâche se présente, quel que soit le service ou le stade des opérations de l’organisation, celle-ci doit être facilement exécutée avec un minimum d’ambiguïté.
Sans la normalisation, les employés pourraient accomplir les tâches comme ils l’entendent, ce qui introduit un risque et compromet potentiellement l’exactitude des informations dans les flux de travail.
