Digital Workplace

Définition générale de la digital workplace

Le fondateur de Digital Workplace Group (Groupe des Espaces de Travail Numériques), Paul Miller, a introduit en 2009 le terme « digital workplace » afin de décrire un vaste écosystème de technologies appliquées aux espaces de travail.

Le terme « digital workplace » se traduit en français par « lieu de travail numérique », « espace numérique de travail (ENT) ou encore « environnement numérique de travail ».

La digital workplace est un espace virtuel sécurisé accessible partout, tout le temps et depuis n’importe quel appareil connecté à internet (ordinateur, smartphone et tablette).

Tous les collaborateurs d’une entreprise peuvent y réaliser leurs tâches, gérer leur planning, accéder à leurs documents, et communiquer et collaborer avec leur équipe, leur partenaire ainsi que leurs clients.

Dans une digital workplace, la technologie numérique est intégrée aux processus, au flux de travail et à la culture des employés.
Étant donné que le terme est récent, la digital workplace peut avoir différentes définitions selon le contexte.

Les caractéristiques de la digital workplace

Les principales caractéristiques d’une digital workplace sont les suivantes :

• Un accent mis sur l’exploitation de la technologie numérique, que l’entreprise soit ou non dans le secteur de la technologie
• Un état d’esprit centré sur le client et axé sur le mobile
• Un changement culturel vers des processus d’activités agiles et axés sur les données.

Pour certaines personnes, les workplaces peuvent également évoquer des lieux de travail numérique qui ne sont plus liés à des emplacements physiques.

Mais la workplace n’est pas un lieu en soi, c’est un environnement virtuel auquel des employés et des parties prenantes disparates peuvent se connecter.

Les outils de la digital workplace

La digital workplace peut inclure de nombreux outils tels que :

• Des outils de partage et de stockage des documents
• Des plateformes intranet d’entreprise
• Des applications de communication et de messagerie
• Des systèmes de gestion des connaissances et des contenus
• L’intégration des appareils mobiles.

Les avantages des workplaces

Les workplaces présentent un certain nombre d’avantages :

• La technologie numérique stimule la productivité et l’efficacité à tous les niveaux grâce à des processus de travail automatisés et basés sur des données
• Une variété d’outils et de plateformes de collaboration ouvre de nouvelles possibilités de communication, permettant des effectifs qui opèrent de manière globale et asynchrone
• Les environnements de travail virtuels offrent également de nouveaux avantages aux entreprises, qui peuvent employer des travailleurs sur la base de critères autres que la localisation physique.

Différentes entreprises et différents individus définissent et mettent en œuvre la workplace de différentes manières.

La workplace offre toujours de nouveaux avantages, de nouvelles possibilités et opportunités. Les entreprises en cours de transformation numérique verront probablement d’autres opportunités émerger à mesure que la technologie continuera d’évoluer.

Les avantages de la digital workplace

La digital workplace présente de nombreux avantages. En effet, celle-ci permet de :

• Fluidifier la communication : la digital workplace vous permet de réduire, voire de supprimer totalement l’usage des e-mails en interne étant donné que vous pouvez communiquer avec vos collègues et vos clients directement sur la plateforme en toute simplicité. Tous les outils de communication sont regroupés au même endroit afin de simplifier les échanges au maximum
• Favoriser le travail collaboratif : la digital workplace favorise la collaboration en fournissant un espace de travail virtuel commun auquel chaque personne peut se connecter, et ce, n’importe où et n’importe quand. Vous n’avez plus besoin d’aller forcément au bureau pour travailler, la digital workplace vous offre la liberté de travailler où vous voulez
• Gagner du temps : messagerie instantanée, boîte mail, réseau social de l’entreprise, outils de réunions virtuelles, gestionnaire de tâches, calendrier partagé, to-do list, etc., le nombre d’applications que vous utilisez au travail actuellement ne cesse d’augmenter et vous ne savez plus où donner de la tête. Si celles-ci sont censées améliorer votre productivité, le fait de passer de l’une à l’autre toute la journée vous fait perdre un temps précieux. La digital workplace centralise tous les outils et applications que vous utilisez sur une plateforme unique, ce qui vous permet d’y accéder plus facilement et plus rapidement. Ainsi, vous gagnez du temps tout en devenant plus efficace, plus organisé et plus productif.

Comment mettre en œuvre un programme de digital workplace dans votre entreprise ?

Il faut savoir que la digital workplace est la dernière étape de la transformation numérique d’une entreprise. Pour réussir la mise en oeuvre d’un programme de digital workplace au sein de votre entreprise vous devez :

• Placer l’utilisateur au centre de la digital workplace : afin que vos salariés adoptent la digital workplace, il est indispensable que celle-ci soit conçue avec eux, pour répondre entièrement à leurs besoins
• Accompagner le changement : prévoyez des formations pour vos salariés sur l’utilisation de cet espace de travail et mettez en place un service d’assistance et de soutien en lien avec la DSI (direction des systèmes d’information)
• Avoir une stratégie : pour définir une stratégie de digital workplace efficace, suivez les 5 étapes suivantes :

1. Identifiez les outils déjà utilisés par vos employés et interrogez-vous sur leurs besoins
2. Définissez votre vision. Celle-ci doit s’aligner sur les objectifs stratégiques de l’entreprise
3. Établissez un plan et communiquez-le à l’ensemble de vos employés
4. Concevez votre boîte à outils. Celle-ci doit contenir tous les logiciels et les applications nécessaires à vos collaborateurs pour accomplir efficacement leurs tâches
5. Formez vos salariés à la bonne utilisation de la digital workplace afin de garantir leur productivité

• Impliquer la DSI, la RH et les métiers : il est important que les équipes de la DSI collaborent avec celles des ressources humaines et avec les responsables des différents métiers (marketing, vente, finances, etc.)
• Miser sur la sécurité : la digital workplace peut exposer l’entreprise à des risques, d’où la nécessité de la sécuriser.