Une définition simple du digital workflow
Le digital workflow (ou flux de travail numérique en français) est une série d’actions qui utilise un logiciel pour remplacer les processus manuels ou sur papier.
Qu'est-ce qu'un processus de digital workflow ?
Les processus de Digital Workflow font référence aux étapes spécifiques requises pour mener à bien une action grâce à l’utilisation d’un logiciel.
Ceux-ci impliquent des directives, des tâches, des données et des technologies qui permettent d’acheminer et de livrer les informations et les documents au bon service ou à la bonne personne tout en assurant leur traçabilité à chaque étape.
Quels sont les avantages d'un digital workflow ?
Si le digital workflow est effectuée correctement, sa mise en œuvre peut offrir aux entreprises des avantages à la fois pour les employés et les clients, notamment :
- L’élimination des processus manuels
- La réduction des transactions papier
- La réduction des erreurs humaines
- La réduction des doublons
- La simplification des processus d’entreprise
- La création de l’efficacité des processus
- Le gain de temps et d’argent
- L’automatisation des processus d’approbation
- L’audit des processus
- La normalisation des processus
- L’augmentation de la productivité
- Une meilleure compréhension des processus de bout en bout
- Le renforcement de la responsabilité.
Quels sont les obstacles que rencontrent les digital workflows ?
La mise en place des digital workflows peut parfois s’avérer difficile, notamment dans le cas de processus complexes.
Il peut en effet être difficile d’atteindre les objectifs suivants :
- Auditer et définir avec précision un processus
- Identifier les causes profondes des problèmes
- Obtenir l’adhésion des dirigeants à la mise en œuvre
- Convaincre les équipes que la mise en œuvre des digital workflows est bénéfique
- Obtenir la pleine coopération des propriétaires de processus
- Vaincre les obstacles réglementaires ou juridiques
- Trouver la bonne technologie pour votre organisation.
Qu'est-ce que la “digital workflow transformation” ?
La “digital workflow transformation” consiste à utiliser des technologies pour automatiser et connecter des processus manuels ou des workflows afin d’améliorer les performances de l’entreprise.
Parmi les technologies couramment utilisées pour l’orchestration du workflow figurent l’intelligence artificielle (IA), comme l’automatisation des processus robotiques (RPA), l’apprentissage automatique (ML) et le traitement du langage naturel (TLN).
Pour réussir la digital workflow transformation, il faut des données. Les étapes doivent être décomposées en tâches, en paramètres et en une sortie ou un résultat souhaité.
Les 6 fonctions que peuvent remplir les digital workflows
Les digital workflows peuvent être appliqués à pratiquement toutes les tâches répétitives, les séries de tâches ou les processus tels que :
- Le traitement des paiements comptables et financiers
- L’intégration des employés
- Le traitement des réclamations du service client
- La gestion de la chaîne d’approvisionnement
- Les tickets d’assistance IT
- La gestion des campagnes de marketing.
Quelle est la première étape de la création d'un digital workflow ?
La première étape des digital workflows consiste à décomposer un processus ou à auditer le processus actuel pour identifier les tâches manuelles, les goulets d’étranglement ou les points à améliorer.
Pour cela, il faut identifier avec précision les inefficacités dans les workflows et les endroits où il est possible de les optimiser.
Les tâches peuvent être dupliquées, inutiles ou obsolètes. Il peut également y avoir des domaines susceptibles d’être victimes d’erreurs humaines.
L’audit d’un processus fournit une carte de digital workflow de bout en bout comme base de départ.
Comment concevoir et mettre en œuvre un digital workflow ?
Après avoir audité le workflow existant, la création d’un digital workflow implique de rechercher les lacunes ou les problèmes dans le workflow manuel actuel et de développer un plan d’action pour la mise en œuvre et la migration des solutions numériques.
La mise en œuvre d’un digital workflow
Voici les étapes à suivre pour mettre en œuvre un digital workflow :
- Cartographier et analyser le flux de travail existant
- Identifier les lacunes ou les problèmes
- Documenter les lacunes et les exigences pour le nouveau workflow
- Concevoir le diagramme du workflow souhaité
- Identifier les technologies nécessaires à l’automatisation du workflow
- Déterminer les critères de réussite et le calendrier
- Développer un plan d’automatisation du workflow et obtenir l’approbation
- Lancer le plan de workflow
- Exécuter et contrôler les modifications du workflow
- Tester le nouveau workflow
- Déployer le nouveau workflow
- Former les équipes au nouveau workflow.
Qu'est-ce que la migration de workflow ?
Une fois qu’un nouveau workflow a été entièrement testé et est prêt à être utilisé, celui-ci est migré. La migration du workflow consiste à déplacer des données ou des informations d’un environnement de test ou d’un ancien système vers une nouvelle plateforme ou un nouvel environnement.
6 étapes pour migrer les workflows vers les systèmes numériques
Voici les différentes étapes à suivre pour migrer les workflows vers les systèmes numériques :
- Développer une base de référence en auditant les données dans un environnement existant
- Créer une copie des données à déplacer vers le nouvel environnement
- Déplacer les données
- Analyser et comparer les données dans les deux environnements pour confirmer que celles-ci sont identiques
- Tester le nouvel environnement pour s’assurer que celui-ci fonctionne comme prévu
- Retirer l’ancien environnement une fois que tout fonctionne comme prévu.
Pendant la migration du workflow, les entreprises exécutent les deux environnements simultanément pour s’assurer que les processus et les données sont corrects.
Un exemple de la façon dont les digital workflows aident les entreprises
Voici l’extrait d’un entretien avec le directeur de l’expérience d’apprentissage, de la conception et de la technologie à Christus Health, Tobias Washington :
“L’achèvement des processus dans les soins de santé est une question de vie ou de mort”, a-t-il affirmé. “Si notre personnel ne sait pas comment utiliser les applications correctement, cela peut se traduire par un résultat négatif pour nos patients.”
L’achèvement du processus est également crucial pour l’équipe de facturation. Selon Washington, trop d’erreurs étaient commises sur les factures, ou par la saisie de codes incorrects dans le système de facturation.
“Plus nous sommes inefficaces pour faire sortir ces factures de nos systèmes vers nos payeurs, moins nous sommes remboursés en tant qu’organisation”, dit-il. “Nous sommes une entreprise qui veut aider ses patients, mais nous devons également avoir les moyens financiers de le faire.”
Puis vint la décision de déployer un nouveau système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Infor ERP allait remplacer plus de 40 applications disparates pour les RH, la chaîne d’approvisionnement, la performance, la gestion financière, etc.
Washington savait qu’il était temps de trouver une nouvelle solution d’adoption digitale.
“Nous ne pouvions pas continuer à faire de la communication et de la formation comme nous l’avons toujours fait”, dit-il.
“Au cours des 13 dernières années, nous avons simplement essayé de créer de meilleurs outils de travail et nous avons essayé de créer de meilleurs manuels et de meilleures expériences en classe. Mais ceux-ci n’avaient tout simplement pas l’impact dont nous avions besoin.”
L’équipe de Christus Health a mis en place des digital workflows et a utilisé une Digital Adoption Platform pour garantir la bonne mise en œuvre de ses nouveaux processus numériques.
Ils ont fini par économiser un million de dollars par mois en améliorant les résultats des paiements !
La migration des workflows du papier vers le numérique
La migration des données de workflow sur papier vers des digital workflows nécessite une planification. Cela implique de documenter soigneusement le workflow actuel et de cartographier le traitement afin de réduire les doublons, les erreurs et les étapes inutiles.
De nouveaux workflows doivent alors être conçus, et une technologie comme la reconnaissance optique de caractères (ROC) peut faire migrer les documents et les formulaires papier vers un format numérique.
Une fois la migration vers un format numérique effectuée, il est essentiel de confirmer que tout s’est bien passé. L’IA peut ensuite être utilisée pour automatiser davantage les workflows.
L'avenir des digital workflows
À l’avenir, les entreprises sont susceptibles d’embaucher davantage de travailleurs à distance et de chercher des moyens d’accroître la productivité tout en réduisant les coûts.
L’exploitation des digital workflows ne sera pas seulement l’un des moyens les plus pratiques d’atteindre ces objectifs tout en restant compétitif, celle-ci deviendra le “new normal”.
