Cartographie des Processus

L'objectif de la cartographie des processus

Comme nous l’avons mentionné précédemment, la cartographie des processus sert à illustrer les étapes nécessaires à la réalisation d’une action, ou d’une série d’actions, pour obtenir un résultat particulier. Celle-ci indique les personnes impliquées et ce qu’elles doivent faire.

Les cartographies de processus donnent également un aperçu de la manière dont le processus pourrait être optimisé.

La cartographie des processus permet aux équipes d’échanger des idées, notamment sur les moyens d’améliorer le processus lui-même. Celle-ci soutient la communication et fournit une documentation sur le processus.

La cartographie peut notamment aider à identifier les goulets d’étranglement, les retards et les redondances. Celle-ci sert également à définir :

• Les limites du processus
• Les responsabilités
• La propriété du processus
• Les mesures d’efficacité.

Les avantages de la cartographie des processus

La cartographie des processus présente de nombreux avantages. Celle-ci peut mettre en évidence les gaspillages, rationaliser les flux de travail et améliorer la compréhension. La cartographie des processus est également plus accessible et plus digeste que de longues instructions techniques écrites.

Les cartographies de processus et les organigrammes peuvent être utilisés pour :

• Planifier des projets
• Visualiser des flux de travail
• Améliorer la compréhension du processus
• Analyser des domaines d’amélioration du processus
• Fournir une documentation sur le processus
• Améliorer la communication sur le processus.

Dans l’ensemble, les cartographies de processus permettent de gagner du temps et d’optimiser l’efficacité en :

• Accélérant la conception et la création de projets
• Fournissant une représentation claire de vos idées, de vos informations et de vos données.
• Identifiant les problèmes et les solutions potentielles
• Aidant à la résolution de problèmes et à la prise de décision
• Simplifiant les processus complexes en étapes faciles à gérer
• Montrant des connexions et des séquences détaillées
• Présentant un processus complet du début à la fin.

De plus, les cartographies de processus peuvent vous aider à mieux comprendre les caractéristiques clés d’un processus donné. Ceci peut générer des solutions imprévues aux problèmes auxquels votre entreprise ou votre équipe peut être confrontée.

Les types de cartographie de processus

Les cartographies de processus ont pour but de communiquer un processus aux autres, afin de leur permettre de mieux comprendre la procédure.

Il existe plusieurs types de cartographies de processus, dont les plus courantes sont les suivantes :

• La Detailed Process Map : c’est un aperçu très détaillé de chaque étape du processus
• La High-Level (SIPOC) Process Map : il s’agit d’une représentation de haut niveau d’un processus qui implique des interactions entre fournisseur (Supplier), intrant (Input), processus (Process), extrant (Output) et client (Customer), d’où le sigle SIPOC
• La Rendered Process Map : celle-ci illustre l’état actuel et/ou l’état futur des processus pour montrer les points à améliorer
• La Swimlane/Cross-Functional Map : celle-ci décompose les responsabilités des sous-processus dans le processus
• La Value Stream Map : il s’agit d’une technique que la direction peut utiliser pour améliorer les processus nécessaires à la fabrication d’un produit ou à la fourniture d’un service aux clients, en déterminant ce qui est utile et ce qui ne l’est pas
• Le Work Flow Diagram : c’est un processus de travail représenté sous forme de “flux” sans l’utilisation des symboles UML.

Comment faire une cartographie des processus ?

La création d’une cartographie des processus est beaucoup plus facile de nos jours, grâce à des logiciels et des plateformes low/no-code, comme les plateformes d’adoption digitale, ou Digital Adoption Platforms (DAP). Les DAP offrent des solutions sans code qui simplifient et rationalisent l’activité logicielle des employés et des clients.

Certaines plateformes incluent des analyses qui peuvent être utilisées pour identifier les étapes problématiques des processus et l’Intelligence artificielle (IA) peut être exploitée pour apporter des ajustements optimaux à ces flux de travail.

L’élaboration d’une cartographie de processus consiste à communiquer un processus aux autres afin d’atteindre les objectifs de gestion de l’entreprise.

Voici quelques conseils sur la façon de créer une cartographie des processus qui améliorera la communication et la compréhension au sein de votre organisation :

1. Quel est le problème ?

Tout d’abord, identifiez le problème que vous cherchez à résoudre. Quel est le processus qui doit être illustré ? La réponse à cette question sera le titre de votre cartographie.

2. Le brainstorming

Pensez à toutes les étapes à franchir, à toutes les activités qui devront être réalisées. Vous n’avez pas besoin de mettre les étapes dans l’ordre à ce stade. Le niveau de détail vous appartient. Déterminez qui fera quoi et quand.

3. Fixer des limites

Déterminez les limites du processus :

• Où ou quand le processus commence-t-il ?
• Quand ou où se termine le processus ?

4. Quelles sont les étapes à suivre ?

À ce stade, vous pouvez déterminer quelles seront les étapes exactes à suivre et les placer dans l’ordre approprié.

5. Les symboles d’organigramme

Dessinez les symboles de base de l’organigramme. Attribuez à chaque élément du processus son symbole de coordination.

(Vous pouvez vous référer à la liste des symboles présentée au début du glossaire en faisant défiler l’écran vers le haut).

6. Finaliser la cartographie

C’est l’étape où vous passez en revue la cartographie avec les parties prenantes et vous vous assurez que tout le monde est d’accord. Veillez à inclure un titre, une date et toute autre information pertinente.

Posez-vous les questions suivantes :

• Le processus est-il exécuté correctement ?
• Les membres de l’équipe suivront-ils le processus ?
• Tout le monde est-il d’accord avec le déroulement du processus ?
• Y a-t-il des redondances ?
• Y a-t-il des étapes manquantes ?

La cartographie des processus d'affaires

Comme nous l’avons mentionné précédemment, la cartographie des processus peut être utilisée pour toute entreprise ou organisation. Dans une entreprise, un processus consiste en un groupe de tâches interdépendantes qui se produisent à la suite d’un événement. Ces tâches combinées créent un résultat souhaité pour le client.

La cartographie des processus d’affaires peut être utilisée pour :

• L’amélioration des processus d’affaires
• La refonte des processus d’affaires
• La réingénierie
• La mesure des résultats opérationnels
• La conception de processus opérationnels
• La documentation
• L’intégration des processus
• Les fusions et les acquisitions.

La cartographie des processus d’entreprise est également utile pour favoriser la conformité aux réglementations des secteurs de la fabrication et des services.

N’hésitez pas à consulter notre article “Business Process Standardization” (en anglais) pour plus d’informations sur l’optimisation des processus internes ou de jeter un coup d’œil à l’article “Customer Journey Map” (en anglais) afin d’apprendre à améliorer vos processus externes !