Erstellung einer Vorlage für ein Handbuch zur Mitarbeiterschulung: Der vollständige Leitfaden
Mitarbeiterschulungen bieten sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern erhebliche Vorteile, und diese Vorteile können mit der richtigen Vorlage für ein Handbuch zur Mitarbeiterschulung noch erheblich verstärkt werden.
Wussten Sie schon, dass gut ausgebildete Mitarbeiter mit dem Fortschreiten des digitalen Zeitalters immer wichtiger werden? Und das nicht nur für die Aufrechterhaltung der Mitarbeiterproduktivität, sondern auch für die Gewährleistung der Unternehmenskontinuität.
Mehrere Umfragen von PwC haben beispielsweise ergeben, dass der Mangel an digitalen Fertigkeiten ein großes Problem darstellt, das die Innovation behindert, sich negativ auf die Kundenerfahrung auswirkt und das dazu führt, dass Unternehmen ihre Wachstumsziele verfehlen. Und das Weltwirtschaftsforum berichtet, dass mindestens 133 Millionen neue Stellen geschaffen werden, da die Qualifikationslücke immer größer wird.
Obwohl die Mehrheit der Personaler der Ansicht ist, dass die Bemühungen zur Mitarbeiterentwicklung der Schlüssel zur Bewältigung von disruptiven Veränderungen sind, passen sich die meisten Unternehmen nur langsam an.
Die Ergebnisse daraus können unzureichend sein – ein Mangel an Talenten, erhöhte Personalkosten und der Verlust von Marktanteilen. Die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, diese Risiken zu minimieren.
Angesichts der immer wichtigeren Rolle, die die Ausbildung in der Zukunft der Arbeit spielen wird, sollten Ausbilder und Personalfachleute alles tun, was sie können, um sicherzustellen, dass ihre Bemühungen im Bereich der Ausbildung reibungslos greifen und dass sie positive Ergebnisse erzielen.
In diesem Leitfaden gehen wir auf die wichtigsten Vorteile der Mitarbeiterschulung ein und erläutern, wie eine Vorlage für ein Mitarbeiter-Schulungshandbuch für das digitale Zeitalter erstellt werden kann.
Warum ist eine effektive Mitarbeiterschulung so wichtig?
Da digitale Kompetenz und digitale Fertigkeiten in der heutigen digitalen Arbeitswelt eine Grundvoraussetzung für Kompetenz sind, ist die Mitarbeiterschulung für viele Unternehmen zu einem Muss geworden. Doch da sich der Arbeitsplatz ständig weiterentwickelt – und der Schulungsbedarf weiter steigt – ist es wichtiger denn je, ein Programm zu schaffen, das in der modernen Arbeitswelt zu Ergebnissen führt.
Mit den richtigen Werkzeugen, der richtigen Strategie und der richtigen Durchführung können Schulungsleiter und Personalfachleute Programme entwickeln, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bieten.
Hier sind einige der Hauptgründe für die Entwicklung eines robusten, modernen Schulungsprogramms:
Höhere Kompetenz, Produktivität und Leistung der Mitarbeiter
Digitale Kompetenz und digitale Fertigkeiten sind unerlässlich, damit Mitarbeiter am Arbeitsplatz heutzutage produktiv arbeiten können. Doch um kompetent und produktiv zu bleiben, müssen die Mitarbeiter ständig lernen – und oft sind es die Unternehmen, die diese Schulungen anbieten müssen.
Ein Teil der Schulung und Ausbildung kann und sollte außerhalb des Arbeitsplatzes erworben werden. Da die meisten Organisationen jedoch ihre eigenen, einzigartigen Technologie-Stacks und Arbeitsabläufe haben, müssen Unternehmen oft selbst Sorge dafür tragen, dass ihre Mitarbeiter über die richtigen Fähigkeiten verfügen.
Wenn die Ausbildung ordnungsgemäß durchgeführt wird, ist es möglich, viele der oben genannten Risiken zu mindern und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die Fähigkeiten verfügen, die sie benötigen, um kompetent und produktiv zu bleiben.
Mit anderen Worten: Das richtige Mitarbeiter-Schulungsprogramm kann sicherstellen, dass die Mitarbeiter Höchstleistungen erbringen, was letztlich dazu beiträgt, dass die Organisation ihre eigenen Leistungsziele erreicht.
Verbesserte Mitarbeiterbindung
Die Einarbeitung der Mitarbeiter und die Mitarbeiterschulung sind eng miteinander verbunden, und beide können die Mitarbeiterbindung und -loyalität verbessern.
Dafür gibt es mehrere Gründe. Zum Beispiel verstärken positive Onboarding-Erfahrungen den ersten Eindruck der Mitarbeiter von einem Unternehmen, und dieser Eindruck hat einen starken Einfluss auf ihre Entscheidung, bei einem Unternehmen zu bleiben – oder es zu verlassen. Laut Gallup sind gut geführte Onboarding-Programme der Schlüssel zur Verringerung der Fluktuation und zur Gestaltung der künftigen Laufbahn der Mitarbeiter in einem Unternehmen.
Schulungen, die bereits während der Einarbeitung beginnen müssen, sollten den Mitarbeitern auch die Fähigkeiten vermitteln, die für eine erfolgreiche Karriere in einem Unternehmen erforderlich sind. Unzureichende Ausbildung wird die Mitarbeiter nur frustrieren, Gefühle der Inkompetenz nähren und ihre Moral untergraben.
Kurz gesagt, je besser die Einarbeitungs- und Ausbildungserfahrung der Mitarbeiter ist – je mehr sie von einem Unternehmen willkommen geheißen und auf Erfolg eingestellt werden – desto wahrscheinlicher ist es, dass sie auf lange Sicht bleiben. Angesichts der hohen Kosten für Einstellung, Umschulung und Ersatz sollte klar sein, dass eine starke Einarbeitung und Ausbildung im besten Interesse des Unternehmens liegt.
Eine bessere Mitarbeitererfahrung
Die Erfahrung des Mitarbeiters bezieht sich auf die Summe aller Interaktionen, die ein Mitarbeiter mit dem Arbeitgeber hat.
Schulung ist eines von mehreren Elementen, die sich auf diese Erfahrung auswirken können: Höhere Qualifikationen helfen den Mitarbeitern, ihre Arbeit effektiver zu erledigen, verringern die softwarebedingte Frustration und tragen zu einer Lernkultur bei.
Obwohl einige Unternehmen der Erfahrung ihrer Mitarbeiter wenig Beachtung schenken, beginnen viele Organisationen zu erkennen, welche Auswirkungen die Erfahrung der Mitarbeiter unter anderem auf ihre Moral, Motivation und ihr Engagement haben kann.
Verschiedene Organisationen haben unterschiedliche Ansichten darüber, wie genau die Erfahrung der Mitarbeiter modelliert werden soll. Gallup verwendet die oben erwähnte Definition und unterteilt die Mitarbeiterreise in sieben Phasen, von denen jede optimiert und verbessert werden kann. Andere behaupten, dass das mit der Mitarbeitererfahrung kompliziert ist und wir noch Zeit brauchen, um das Konzept zu erforschen und zu verstehen.
Unabhängig von der Herangehensweise ist klar, dass die Erfahrung der Mitarbeiter in einem Unternehmen ihren Output, ihre Produktivität, ihre Wahrnehmung einer Marke und vieles mehr beeinflusst.
Besseres Arbeitgeber-Branding
Arbeitgeber- oder Employer-Branding bezieht sich auf den Ruf eines Unternehmens als Arbeitgeber und nicht als Anbieter von Produkten und Dienstleistungen. Die “Marke” oder der Ruf eines Arbeitgebers wirkt sich auf den Talentpool des Unternehmens aus, da Spitzentalente natürlich zu Unternehmen mit einer guten Kultur und einem guten Arbeitsumfeld hingezogen werden.
Das Onboarding und die Ausbildung tragen zu einer besseren Arbeitgebermarke bei, da Menschen lieber für Unternehmen arbeiten, die Ausbildungs- und Entwicklungsoptionen anbieten.
Untersuchungen von Udemy ergaben zum Beispiel, dass 43% der Arbeitnehmer bei der Arbeit entweder gelangweilt sind oder sich nicht engagieren, und 80% der Befragten stimmten zu, dass “die Möglichkeit, bei der Arbeit neue Fähigkeiten zu erlernen, mein Interesse und Engagement für meine Arbeit steigern würde”.
Die Bereitstellung von Schulungen für Mitarbeiter am Arbeitsplatz – sowie Maßnahmen zur Pflege einer gesunden Arbeitsplatzkultur und einer positiven Arbeitgebermarke – können allesamt dazu beitragen, den Ruf des Unternehmens zu verbessern. Und ein besseres Markenimage wiederum kann dazu beitragen, Spitzentalente anzuziehen, die für das Unternehmen und seine Kultur geeignet sind.
Verbesserte Unternehmensleistung
Wie die CEO-Umfragen von PwC zeigen, sorgen gut ausgebildete Mitarbeiter dafür, dass ein Unternehmen seine Leistungsziele erreichen und die Innovationskraft steigern kann.
Diese Vorteile haben möglicherweise Vorrang vor allen anderen hier erwähnten Vorteilen. Denn alle anderen hier erwähnten Vorteile sind nur möglich, solange das Unternehmen profitabel bleibt.
Die Leistung eines Unternehmens hängt direkt von der Leistung der Mitarbeiter ab, und Mitarbeiter können nur dann gute Leistungen erbringen, wenn sie über die richtigen Fähigkeiten verfügen. Die richtige Ausbildung hält die Mitarbeiter produktiv, ermöglicht Innovationen und vieles mehr, die alle für die Aufrechterhaltung einer gesunden Unternehmensleistung unerlässlich sind.
Warum sollten Sie eine Schulungsvorlage erstellen?
Bisher haben wir mehrere Gründe angesehen, warum die Mitarbeiterschulung für das moderne Unternehmen so wichtig ist. Aber warum sollten wir eine Vorlage für ein Handbuch zur Mitarbeiterschulung erstellen?
Um Prozesse zu standardisieren, ohne die Personalisierung zu opfern. Wie wir später noch erörtern werden, kann Standardisierung ein zweischneidiges Schwert sein, wenn es um Mitarbeiterschulung geht. Einerseits hilft die Standardisierung den Unternehmen dabei, unternehmensweit einheitliche Qualifikationsniveaus und Kompetenzen zu erhalten. Eine zu allgemeine Schulung kann jedoch Mitarbeiter langweilen oder Informationen liefern, die nicht ihren Stärken entsprechen. Wenn jedoch Vorlagen für Schulungshandbücher beide Kehrseiten der Medaille ansprechen, können Unternehmen sicherstellen, dass allgemeine Standards eingehalten werden – und die Mitarbeiter relevante, ansprechende Schulungsinhalte erhalten.
Rationalisierung der Arbeitsabläufe für Schulungsleiter, HR-Mitarbeiter und Abteilungsleiter. Ein wichtiger Grund für die Einführung von Vorlagen für Mitarbeiter-Schulungshandbücher ist ganz einfach, weil sie die Arbeit erleichtern. Immer wenn Schulungsleiter oder HR-Mitarbeiter neue Schulungsprogramme erstellen, müssen sie eine bestimmte Anzahl von Aktionen wiederholen. Vorlagen organisieren all diese sich wiederholenden Aktivitäten an einer einzigen Stelle, so dass die Manager die Vorlage einfach an die Bedürfnisse des Einzelnen anpassen und dann während der Schulung die Kästchen abhaken können.
Minimierung von Fehlern. Ein weiteres grundlegendes Problem, das durch Vorlagen gelöst wird, ist die Verringerung der Fehlerquote. Wenn Schulungsleiter sich nicht an eine Checkliste oder eine Vorlage halten, dann passiert es allzu schnell, dass wichtige Aufgaben vergessen werden. Da manche Fehler kostspielig sein können – und da Vorlagen Zeit und Energie sparen – kann sich die richtige Vorlage um ein Vielfaches bezahlt machen.
Erleichterung der Dokumentation und Nachverfolgung der Ausbildungsbemühungen. Die Dokumentation stellt sicher, dass alle Parteien auf der gleichen Seite stehen. Schulungshandbücher können dazu beitragen, dass die Mitarbeiter wissen, was von ihnen sowohl in Bezug auf das Lernen, als auch auf die Leistung, erwartet wird. Im Laufe der Zeit können diese Dokumente verfeinert und verbessert werden, was sie auch für die Nachverfolgung und langfristige Verbesserung der einzelnen Schulungen nützlich macht. Mit anderen Worten: Schulungsleiter können diese Dokumente als Datenpfade nutzen, die die Stärken und Schwächen vergangener Schulungen aufzeigen können.
Die Erstellung einer Vorlage für ein Mitarbeiter-Schulungshandbuch ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, die Entwicklung von Schulungen zu vereinfachen, und das Beste ist, dass sie relativ einfach zu entwickeln sind.
Eine Vorlage für ein Handbuch zur Mitarbeiterschulung in vier Schritten
Könnte die Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter so einfach sein wie das Ankreuzen von Kästchen?
Leider lautet die kurze Antwort für Personalfachleute und Personalchefs: Nein. Der gesamte Onboarding-Prozess kann jedoch mit einer Vorlage für ein Mitarbeiter-Schulungshandbuch drastisch vereinfacht und effektiver gestaltet werden.
Die Standardisierung der Hauptkomponenten der Einarbeitung neuer Mitarbeiter erhöht die Effizienz und bietet eine hilfreiche Struktur sowohl für Manager als auch für Mitarbeiter. Eine Schulungsvorlage stellt sicher, dass bestimmte Onboarding-Elemente erfüllt werden, lässt aber gleichzeitig genügend Spielraum, um die Schulung an die spezifischen Bedürfnisse des neuen Mitarbeiters anzupassen.
Eine Vorlage für ein Mitarbeiter-Schulungshandbuch sollte die folgenden vier Komponenten enthalten.
1. Klar definierte Schulungsziele
Die Klärung der Hauptziele eines neuen Mitarbeiters ist ein wesentlicher erster Schritt während des Onboarding-Prozesses. Mit klar definierten Zielen werden sowohl der Mitarbeiter als auch der Manager den Zweck jedes einzelnen Punktes auf der Schulungsagenda verstehen.
Sobald die Ziele festgelegt sind, teilen Sie sie in kleinere Aktionspunkte auf.
Wenn ein Ziel beispielsweise darin besteht, dass der Mitarbeiter mit einer neuen Software vertraut werden soll, sollten Manager und Mitarbeiter bedenken, dass es eine Lernkurve gibt. Die einmalige Messung der Gesamtkompetenz am Ende der Schulung ist möglicherweise nicht der beste Weg, um den Fortschritt eines neuen Mitarbeiters zu beurteilen. Wenn die Schulung jedoch in Schritte unterteilt und nach kleineren Meilensteinen bewertet wird, ist die Bewertung genauer und das Lernen kann gezielter erfolgen.
2. Meilensteine und ein festgelegter Zeitplan
Für jedes Ziel zeigt das Erreichen bestimmter Meilensteine den neuen Mitarbeitern an, wie die Ausbildung sie in die Lage versetzt, ihr Gesamtziel zu erreichen. Die Gelegenheiten, durch das Erreichen von Meilensteinen zahlreiche Erfolge zu feiern, motivieren die Mitarbeiter auch, weiter zu lernen.
Meilensteine können etwas so Einfaches sein wie Fälligkeitstermine, Projekte oder andere Aufgaben. Sie sollten dem übergeordneten Ziel entsprechen und nach einem realistischen Zeitplan innerhalb der Vorlage des Schulungshandbuchs für Mitarbeiter festgelegt werden.
Im Beispiel des Erlernens einer neuen Technologie könnte der erste Meilenstein darin bestehen, die Technologie mit einem anderen Mitarbeiter oder Manager zu besprechen. Ein nachfolgender Meilenstein könnte ein Quiz sein. Meilensteine können alles sein, was den Mitarbeiter motiviert, das Gelernte zu behalten, sein Wissen zu demonstrieren und sich auf das nächste Thema vorzubereiten.
Wenn Sie einen Schulungsplan erstellen, bedenken Sie, dass die einzelnen Mitarbeiter unterschiedlich schnell arbeiten. Achten Sie darauf, dass die Vorlage für das Mitarbeiter-Schulungshandbuch flexibel ist, um Unterschiede im vorhandenen Wissen und unterschiedliche Geschwindigkeiten beim Lernen zu berücksichtigen. Einige Mitarbeiter können einen Abschnitt in Ruhe durcharbeiten, während andere mehr Zeit mit der Durchsicht verbringen müssen. Sorgen Sie für Flexibilität, um den Bedürfnissen jedes Mitarbeiters gerecht zu werden.
3. Möglichkeiten, Feedback zu geben
Alle Mitarbeiter benötigen Schulungen, unabhängig von ihrer Rolle oder ihrem Status. Da Ausbildung jeden im Unternehmen betrifft, ist es wichtig, immer nach Verbesserungen zu streben. Daher sind ehrliches Feedback und Vorschläge, wie die Ausbildung effektiver gestaltet werden kann, von unschätzbarem Wert. Die Leistung der Mitarbeiter hängt in hohem Maße davon ab, welche Richtung ihnen vorgegeben wird.
Am Ende des Trainings um Feedback zu bitten, könnte nützlich sein, um Ihre Herangehensweise an die Schulung in Zukunft zu verbessern, aber es hilft der Person, die gerade eine Schulung macht, nicht weiter. Das Sammeln von offenem Feedback während der gesamten Dauer der Einarbeitung ermöglicht es Ihnen, nahezu in Echtzeit Änderungen an Ihrem Ansatz vorzunehmen und sicherzustellen, dass die Schulung nutzbringend und produktiv ist.
4. Ermutigung und Fortbildungsmöglichkeiten
Ihre neuen Mitarbeiter werden mit einer sorgfältig geplanten Vorlage für ein Mitarbeiter-Schulungshandbuch durch die Schulung gleiten. Es wird jedoch schwierig für sie sein, alles, was sie gelernt haben, zu behalten, wenn sie nicht ausreichend ermutigt werden, neues Wissen zu vertiefen.
Wenn die Mitarbeiter die in der Schulungsvorlage skizzierten Ziele erreicht haben, werden sie nachfolgende Abfragen, Quizfragen oder andere Verstärkungen benötigen, um neue Informationen im Langzeitgedächtnis zu verankern. Dies kann mit sorgfältig ausgewählter Software und der richtigen digitalen Adoptionslösung erheblich unterstützt werden.
Zum Erfolg befähigt
Natürlich gibt es für die Mitarbeiter immer noch mehr zu lernen, als die anfängliche Agenda zum Einstieg. Ermutigen Sie sie, sich an einem offenen Dialog über ihre individuellen Ziele zu beteiligen, und stellen Sie sicher, dass sie von ihrer Technologie unterstützt werden und sich nicht durch sie verzetteln.
Wenn die Mitarbeiter mit den richtigen Tools beginnen, sind sie bereits auf dem Weg zum Erfolg. Eine digitale Adoptionsplattform ist ein sehr nützliches Instrument zur Überwachung der Softwarenutzung und der allgemeinen Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Dies kann Aufschluss darüber geben, wie gut die Mitarbeiter geschult sind. Durch die Entwicklung einer durchdachten und organisierten Vorlage für ein Mitarbeiter-Schulungshandbuch befähigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, ständig dazuzulernen und ihnen zum Erfolg zu verhelfen – was in der heutigen digitalen Arbeitswelt wichtiger denn je ist.
Effektive Schulung für Remote-Mitarbeiter
Während der COVID-19-Krise im Jahr 2020 wurde die Fernarbeit für viele Organisationen zu einer Notwendigkeit. Angestellte, die noch nie von zu Hause aus gearbeitet hatten, mussten nun auf Vollzeitbasis aus der Ferne arbeiten. Dieser Übergang erwies sich für viele als schwierig, insbesondere was die Schulung betraf.
Angesichts der Vorteile der Heimarbeit – sowohl im Hinblick auf Produktivitätsverbesserungen als auch als Mittel zur Risikominderung – ist es klar, dass die Unternehmen Mittel und Wege finden sollten, um auch Mitarbeiter im Home Office einzuarbeiten und zu schulen.
Bei der Gestaltung einer Vorlage für ein Mitarbeiter-Schulungshandbuch für Mitarbeiter im Home Office ist es wichtig, sich auf einige wenige Schlüsselelemente zu konzentrieren:
Einfache Bereitstellung von Schulungen
Angestellte, die von zu Hause aus arbeiten, werden keinen einfachen Zugang zu Mitarbeitern oder lokalen IT-Mitarbeitern haben, die ihnen bei Softwarefragen helfen können. Bereitschaftspersonal für den technischen Support kann zwar Hilfe leisten, doch sollte man sich nicht darauf verlassen, dass es bei der Ausbildung und Schulung am Arbeitsplatz hilft.
Stattdessen ist es wichtig, den Mitarbeitern Schulungsmethoden anzubieten, die es ihnen ermöglichen, sich selbst weiterzubilden, wie z.B:
- Digitale Adoptionsplattformen (DAPs)
- Wissensdatenbanken, Foren und webbasierte Inhalte
- Video-Inhalte
Schulungen sollten so benutzerfreundlich und einfach wie möglich sein – wie alle guten nutzerzentrierten Designs sollten Schulungsprogramme die geistige Anstrengung der Mitarbeiter minimieren und gleichzeitig unaufdringlich bleiben.
Aus diesem Grund sind Just-in-Time Schulungslösungen wie der DAP von WalkMe ausgezeichnete Plattformen, die in jeder Arbeitsumgebung, ob virtuell oder physisch, eingesetzt werden können.
Fördern Sie eine Kultur der Selbstständigkeit
Schulungsinstrumente wie digitale Adoptionsplattformen tragen wesentlich dazu bei, das Selbstvertrauen der Arbeitnehmer zu fördern. Diese Eigenschaft ist wesentlich für die virtuellen Arbeitskräfte, die lernen müssen, mit viel weniger Aufsicht zu arbeiten als Teams vor Ort.
Wenn Sie eine Vorlage für ein Mitarbeiter-Schulungshandbuch entwerfen, machen Sie die Schulung als Selbstbedienung und das kontextbezogene Lernen zu einem zentralen Bestandteil der Schulungsagenda.
Verlangen Sie in der Schulungsvorlage auch, dass die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen und zusätzlich das erforderliche Schulungsmaterial ausfüllen. Das bloße Absolvieren von Kursen ist zu passiv und zeigt nicht wirklich, dass die Mitarbeiter das Material auch gelernt haben.
Die Demonstration von Fähigkeiten kann auf verschiedene Weise ermöglicht werden. Sowohl Tests als auch interaktive Schulungssoftware können es den Mitarbeitern ermöglichen, nachzuweisen, dass sie ein bestimmtes Kompetenzniveau erworben haben.
Schulung für den digitalen Arbeitsplatz
Innovationen in der digitalen Technologie stören die moderne Arbeitsumgebung und treiben die Digitalisierung voran, die sich auf fast alle Unternehmensbereiche auswirkt. Organisationen, die es versäumen, ihre Arbeitsplätze zu modernisieren, können leicht an Boden gegenüber Konkurrenten verlieren, die voranschreiten.
Um einer Belegschaft zu helfen, modern, wettbewerbsfähig und vor allem digital zu bleiben, sollten Organisationen Schulungen anbieten, die sich um Folgendes drehen:
- Beherrschung einzelner Tools
- Arbeitsabläufe, die mehrere Plattformen umfassen
- Selbständigkeit, Fernarbeit und der virtuelle Arbeitsplatz
- Allgemeine digitale Kompetenz
Kurz gesagt, die digitale Befähigung sollte die Priorität bei der Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter sein. Das heißt, die Schulung sollte die Mitarbeiter in die Lage versetzen, erfolgreich am digitalen Arbeitsplatz und im digitalen Zeitalter zu arbeiten.
Best Practices für die Ausbildung im digitalen Zeitalter
Eine Vorlage für ein Handbuch zur Mitarbeiterschulung kann sicherlich Arbeitsabläufe rationalisieren und die Ergebnisse der Bemühungen um die Schulung der Belegschaft steigern. In der heutigen, sich schnell verändernden digitalen Landschaft müssen jedoch viele Unternehmen ihre Schulungen überdenken und neu erfinden.
Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, Prinzipien und Tipps, die zur Erstellung von Schulungsvorlagen verwendet werden können, die relevant, modern und vor allem digital sind:
Legen Sie klare Ziele und messbare Vorgaben fest
Um die Wirkung von Schulungsmaßnahmen wirklich zu verstehen, ist es wichtig, klare Ziele und Vorgaben zu setzen und diese dann mit relevanten Unternehmenszielen, wie z.B. Leistungszielen, zu verknüpfen.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise die Produktivität seines Vertriebsteams verbessern möchte, kann es ein Salesforce-Schulungsprogramm erstellen und dann die Effektivität dieses Programms auf der Grundlage der Leistung der Vertriebsmitarbeiter bewerten.
Das Setzen messbarer Ziele, die dann mit Leistungsverbesserungen verknüpft werden, trägt dazu bei, ein genaues Bild von der tatsächlichen Wirkung und dem ROI der Schulungen zu erhalten. Es hilft auch, Schulungsvorlagen und Schulungsinhalte um eine Reihe von Zielen herum zu organisieren.
Zu den Metriken zur Verfolgung der Effizienz eines Schulungs-Ansatzes können gehören:
- Produktivität der Mitarbeiter
- Stimmung der Mitarbeiter
- Zeit-zu-Kompetenz
- Softwarenutzung
Ein gut abgerundeter Satz von Metriken wird einen gut abgerundeten Einblick in die Schlüsselbereiche bieten, die von der Ausbildung betroffen sind. Die oben genannten Vorteile – wie Mitarbeiterproduktivität und Mitarbeiterbindung – können als nützliche Ziele zur Messung dienen.
Schulungen kontinuierlich evaluieren und bei Bedarf modifizieren
Schulungsprogramme sollten, wie andere Geschäftsprozesse auch, kontinuierlich überwacht und angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie die erwartete Leistung erbringen. Dies ist ein weiterer Grund, sich klare Ziele und Vorgaben zu setzen. Es ist jedoch notwendig, noch weiter zu gehen.
Halten Sie die Programme agil und relevant:
- KPIs an die Ziele des Schulungsprogramms binden
- Regelmäßige Auswertung dieser Leistungsindikatoren im Laufe der Zeit
- Anpassungen auf der Grundlage dieser Informationen vornehmen
Ein agiler, datengesteuerter Ansatz hilft Managern, die Objektivität zu wahren und das Programm relevant und profitabel zu halten. Das heißt, Manager sollten sich weniger auf statische Prozesse und mehr auf die Anpassung an Daten und Bedingungen der realen Welt konzentrieren.
Eine vereinfachte, gestraffte Schulungserfahrung bieten
Wie bereits erwähnt, kann die Erfahrung des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz eine sehr große Rolle spielen. Gute Erfahrungen können die Unternehmenskultur, die Mitarbeiterproduktivität und vieles mehr positiv beeinflussen. Negative Erfahrungen können u.a. die Fluktuation erhöhen, der Arbeitgebermarke schaden und die Arbeitszufriedenheit verringern.
Aber was ist die beste Strategie zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung?
Am digitalen Arbeitsplatz von Heute ist Einfachheit der Schlüssel, und zwar aus mehreren Gründen:
- Zu viele digitale Tools können es den Mitarbeitern erschweren, Schritt zu halten und neue Arbeitsabläufe zu erlernen.
- Die heutige komplexe Arbeitsumgebung kann leicht zu einer Informationsüberlastung führen
- Informationsüberlastung kann leicht zu Frustration und noch negativeren Auswirkungen führen
Traditionelle Schulungsmethoden, wie Klassenraumtraining und umfassende Kurse, funktionieren in einer Unternehmensumgebung einfach nicht.
Einerseits sollen solche umfassenden Kurse vertiefte Kenntnisse vermitteln, von denen ein Großteil abstrakt oder theoretisch – nicht praktisch – ist. Auf der anderen Seite entwickelt sich der digitale Arbeitsplatz viel zu schnell, als dass solche Schulungsmethoden relevant bleiben könnten.
In einem Unternehmensumfeld kommt es auf praktische Fertigkeiten an, nicht auf Theorie. Obwohl diese pädagogischen Ansätze immer noch ihren Platz haben, sollten Unternehmen einfach und unmittelbar relevant bleiben.
Der beste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, die Mitarbeiter nur in den Arbeitsabläufen zu schulen, die sie kennen müssen, und zwar genau dann, wenn sie es wissen müssen, durch Just-in-time-Schulungen.
Verwenden Sie die richtigen digitalen Schulungswerkzeuge
Digitale Adoptionsplattformen (DAPs), wie die WalkMe Plattform, sind ideale Schulungslösungen für das moderne Unternehmen.
Die WalkMe DAP, eine UI- und Schulungsebene, bietet Software-Walkthroughs und Schulungen direkt in der Zielanwendung. Dieser Schulungsansatz ist für den heutigen digitalen Arbeitsplatz von hoher Relevanz, da er es den Anwendern ermöglicht, unabhängig voneinander zu trainieren und bei Bedarf personalisierte Anleitung zu erhalten.
Die Verwendung von WalkMe für Mitarbeiterschulungen kann hierbei helfen:
- Beschleunigung der Schulungszeiten
- Geringere Frustration der Mitarbeiter
- Onboarding vereinfachen und rationalisieren
- Senkung der Kosten für technischen Support
- Hilfe, eine Kultur der Eigenverantwortung zu kultivieren
- Schulung von Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten
Im digitalen Zeitalter, in dem der moderne Arbeitnehmer zu einem fortwährenden Lernenden werden muss, ist die Lösung von WalkMe von großer Bedeutung. Der Einsatz der WalkMe Plattform – in Verbindung mit einer soliden digitalen Adoptionsstrategie – ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, den Software-ROI und die Mitarbeiterproduktivität zu maximieren.
Ein DAP kann auch die Erstellung einer Vorlage für ein Mitarbeiter-Schulungshandbuch erheblich erleichtern, da Ausbilder weitaus weniger Zeit für die Entwicklung personalisierter Schulungspläne aufwenden müssen.
Stattdessen können Ausbilder einfach Schulungsvorlagen entwickeln, die sich um Software-Walkthroughs drehen.
Entwurf einer effektiven Vorlage
Gut strukturierte Mitarbeiter-Schulungsprogramme können, wie wir gesehen haben, zu erheblichen Produktivitätssteigerungen für Unternehmen führen. Es gibt jedoch eine Reihe gemeinsamer Hindernisse, die einem Erfolg im Wege stehen können. Im Folgenden werden wir uns einige der häufigsten Hindernisse ansehen, die bei der Entwicklung von Schulungsprogrammen und Vorlagen für Schulungshandbücher angegangen werden sollten.
Informationsüberflutung
Eine einzige SaaS-Plattform der Enterprise-Klasse ist schon komplex genug. Das Erlernen einer CRM-, HCM- oder ERP-Plattform kann für die Mitarbeiter mit einem erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden sein. Die Situation wird jedoch noch dadurch verschlimmert, dass die Mitarbeiter täglich mehrere Software-Tools verwenden müssen.
Diese Komplexität kann leicht zu einer Informationsflut führen, insbesondere bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder der Implementierung neuer Software.
Und Informationsüberlastung kann zu Frustration führen, dem größten Hindernis beim Erlernen von Software.
Viele der oben behandelten Tipps und Strategien können zur Vereinfachung der Schulungen eingesetzt werden, z. B. bei der Verwendung von DAPs oder bei der Konzentration auf notwendige Arbeitsabläufe.
Unabhängig von den Taktiken, die zur Bewältigung der Informationsüberlastung eingesetzt werden, besteht der beste Weg, dieses Hindernis anzugehen, darin, die Wurzel des Problems zu verstehen – nämlich, dass Komplexität zu Informationsüberlastung und kognitiver Ubberlastung führen kann.
Ausgleich zwischen Standardisierung und Personalisierung
Die Personalisierung kann, wie bereits erwähnt, das Engagement und die Leistung der Mitarbeiter verbessern, indem sie die Relevanz ihrer Schulungsinhalte erhöht.
Auf der anderen Seite können ohne standardisierte Ausbildungsanforderungen die Leistungsniveaus der Mitarbeiter unregelmäßig werden. Obwohl sich die meisten Manager auf der Seite der allgemeinen Standards irren, kann dieser Ansatz dazu führen, dass am Ende Material geliefert wird, das auf individueller Ebene weniger relevant ist. Dies kann zu geringerem Engagement und geringerer Produktivität führen.
Durch die Verwendung einer Vorlage für ein Schulungshandbuch können Schulungsleiter jedoch hoch personalisierte, relevantere Informationen liefern und gleichzeitig sicherstellen, dass die allgemeinen Standards eingehalten werden.
Menschen lernen anders
Jeder hat sein bevorzugtes Medium oder Format, wenn es um das Lernen geht.
Einige bevorzugen Audio, andere bevorzugen Text, und wieder andere bevorzugen “learning by doing”. Idealerweise sollten Organisationen Schulungen in einigen wenigen verschiedenen Formaten anbieten – aber das ist aus Zeit- und Budgetgründen nicht immer möglich. Außerdem sind die meisten Unternehmen einfach keine Bildungseinrichtungen, so dass sie so viel wie möglich sparen müssen.
Wenn es nicht möglich ist, Schulungen in mehreren Formaten zu entwickeln und anzubieten, ist es eine gute Idee, sich für das Lernen aus Erfahrung zu entscheiden.
Durch die tatsächliche Durchführung einer Aktivität oder eines Prozesses werden die Menschen aktiver eingebunden, was die Wissensbewahrung und das Verständnis erhöht. Praktische Schulungen, wie z.B. Anwendungs-integrierte Softwareschulungen, bieten eine ausgezeichnete Möglichkeit, die Mitarbeiter in das Studienobjekt vertiefen zu lassen, so dass sie gleichzeitig mit dem Lernen und der Ausführung beginnen können.
Adoption neuer Software
Die Digitalisierung verändert Unternehmen auf der ganzen Welt, und nicht selten bildet die digitale Adoption einen Kernbestandteil der Initiativen zur Digitalisierung.
Obwohl neue Produkte und Dienstleistungen einen großen Wert für Unternehmen versprechen, schöpfen sie oft nicht das volle Potenzial ihrer Investitionen aus. In einigen Fällen können technische Probleme, Fehlberechnungen oder andere logistische Probleme die Ursache für dieses verpasste Potenzial sein.
In vielen Fällen ist das Problem jedoch auf unzureichende Ausbildung, den Widerstand der Mitarbeiter oder beides zurückzuführen. Allzu oft unterschätzen Manager die Lern-Herausforderungen, die die Einführung neuer Software mit sich bringt, und es gelingt ihnen nicht, gründliche Schulungspläne zu entwickeln.
Diese Risiken können durch die Entwicklung einer Strategie zur digitalen Adoption und einer Vorlage für ein Schulungshandbuch, das bei der Einführung neuer Software verwendet werden soll, gemildert werden.
Mangelndes Engagement
Informationsüberlastung kann, wie oben erwähnt, das Engagement der Mitarbeiter schnell verringern – aber wenn Schulungsleiter nicht vorsichtig sind, dann können sich ihre eigenen Schulungen genauso demotivierend auswirken.
Eine Reihe von Ursachen kann zu einem geringen Engagement beitragen:
- Langweilige Schulungsmaterialien
- Schulungsinhalte, die für einen Mitarbeiter irrelevant sind
- Kurse oder Materialien, deren Durchsicht zu lange dauert
- Schulung von Schnittstellen, die schwierig zu bedienen oder zu navigieren
sind
Ausbildung sollte eine Lösung sein, kein Problem. Um zu verhindern, dass es eines wird, lohnt es sich, die Software-Erfahrung zu vereinfachen, zu personalisieren und sich nur auf praktische Fertigkeiten zu konzentrieren. Und für Schulungsverantwortliche, die den ROI ihrer Schulungen wirklich maximieren wollen, kann die Software-Analyse genutzt werden, um einen Einblick in den Schulungsbedarf der Mitarbeiter zu gewinnen.
Natürlich gibt es für Mitarbeiter immer noch mehr zu lernen, als nur die anfängliche Onboarding-Agenda. Ermutigen Sie sie zur Teilnahme an einem offenen Dialog über ihre individuellen Ziele und stellen Sie sicher, dass sie von ihrer Technologie unterstützt werden und sich nicht durch sie verzetteln.
