Comment une structure en cellule a permis à notre R&D de prospérer?

Quelle est la structure parfaite pour des équipes techniques? 

C’est une question que beaucoup de chefs d’entreprise se posent aujourd’hui. 

La gestion d’un département de recherche et de développement (R&D) est onéreuse, non seulement en termes de salaires, mais aussi en ce qui concerne le résultat du produit lui-même. Une structure organisationnelle inefficace peut entraîner des lenteurs de production, des bugs et peut ralentir l’organisation, ce qui finit par impacter négativement le retour sur investissement de l’entreprise, ainsi que la confiance que ses clients lui accordent.

C’est pour cette raison que le département R&D de WalkMe a franchi le pas l’année dernière et est passé d’une structure en équipes à une structure en cellules. Etant moi-même à la tête d’une cellule, et ayant accompagné l’entreprise tout au long de ce processus de transition, je peux l’affirmer en toute confiance: Les cellules augmentent le niveau qualitatif général au sein des équipes techniques et créent un effet domino dans toute l’entreprise.

Aujourd’hui, je vais vous expliquer la différence entre équipes et cellules, les avantages que présente une structure en cellule pour votre organisation et comment passer d’une structure à une autre.

Équipes VS Cellules

Pour décrire le fonctionnement d’une cellule, parlons d’abord de la structure d’une équipe de R&D traditionnelle.

Les équipes traditionnelles mettent en place la hiérarchie descendante que la plupart des gens connaissent. C’est la direction qui hiérarchise les tâches, supervise les délais et optimise le workflow au sein de l’équipe.

Tous les membres des équipes ont des compétences similaires. Par exemple, les développeurs frontaux peuvent être regroupés dans une seule équipe, alors que chacun d’entre eux travaille sur un aspect différent du produit.

Plus qu’une simple structure, les cellules sont un changement de mentalité

La principale différence entre les deux modèles est que les cellules sont autonomes et autogérées, et chacune d’entre elles fonctionne comme une unité indépendante.

Les cellules n’ont pas de manager en tant que tel, mais un propriétaire de cellule – nous verrons plus tard quelle différence ceci fait pour sa gestion. Chaque membre d’une cellule est également autonome individuellement : il est responsable de la coordination de son propre workflow et c’est lui qui priorise ses tâches ou les dates buttoirs qu’il doit respecter.

Avec ce type d’organisation, les équipes doivent adopter une nouvelle mentalité, et il leur faut parfois du temps pour s’y habituer, mais leurs efforts leur permettront d’offrir un service plus productif, plus efficace et plus engagé.

Comment les cellules fonctionnent-elles?

• Les cellules sont composées d’un petit groupe de personnes ayant des compétences complémentaires (qu’elles soient larges ou non).
• Les membres d’une cellule travaillent sur un objectif commun, et chaque groupe est responsable d’un aspect particulier du produit. Ils sont chargés de toutes les tâches, du développement aux performances, en passant par la résolution des problèmes.
• Chaque membre de la cellule est également “propriétaire du domaine”. Les domaines représentent un champ de compétence spécifique dont ils sont responsables et pour lequel ils sont les plus compétents. Les tâches quotidiennes d’un développeur n’entrent pas nécessairement dans leur domaine. Ils travailleront plutôt sur des projets externes et feront office de consultant pour le développeur travaillant dans leur domaine.
• Pour chaque propriétaire de domaine, il y a un sous-propriétaire de domaine – quelqu’un qui peut prendre la relève si le propriétaire de domaine tombe malade ou part en vacances.
• Pour chaque tâche qui se présente, on définit un propriétaire de fonctionnalité. Alors que le propriétaire du domaine est toujours le même, les propriétaires de fonctionnalités changent constamment et sont redéfinis. Le propriétaire du domaine A sera toujours responsable du domaine A. Il est toutefois possible qu’il soit propriétaire d’une fonctionnalité dans le domaine B.

Comment la cellule décide-t-elle de l’ordre de priorité des tâches?

Il s’agit d’un processus complexe et technique, mais pour faire simple, la cellule est une démocratie.

Les tâches proviennent de différentes sources : suggestions des membres de la cellule, des chefs de produits, des clients ou des indicateurs de performance clés (KPI) interentreprises. Toutes les tâches sont déposées dans un chapeau virtuel.

L’étape suivante est une session de brainstorming : tous les membres de la cellule se réunissent toutes les quatre semaines et sélectionnent les tâches les plus importantes et les classent par ordre de priorité dans une file d’attente. Chaque membre de la cellule a une voix et peut voter pour les tâches qu’il considère prioritaires.

En tant que propriétaire de cellule, je décide qui sera propriétaire de la fonctionnalité pour chacune des tâches de la liste. Mon objectif est non seulement de confier des tâches à des personnes dont l’expérience est pertinente, mais aussi de donner aux membres de la cellule la possibilité d’accomplir quelque chose de nouveau. 

Je change constamment qui travaille sur quoi, tout en veillant à jumeler des personnes expérimentées avec des personnes moins expérimentées pour favoriser l’apprentissage au sein de la cellule. Bien sûr, des problèmes inattendus peuvent survenir : il y a des solutions techniques et des solutions clients critiques d’un point de vue des délais.

Lorsqu’un problème de ce genre survient, le responsable produit travaille en étroite collaboration avec le propriétaire de la fonctionnalité qui le met constamment à jour au sujet des progressions qui sont faites. En tant que propriétaire de cellule, je suis également capable de jouer avec la structure de qui travaille sur quoi, en faisant passer les développeurs d’une tâche à une autre. Si nécessaire, je peux réaffecter un développeur afin de livrer un travail dans les temps. Cette flexibilité nous permet d’être plus agiles, de proposer des solutions plus rapides et de mieux contrôler la qualité.

Je pourrais parler des avantages des cellules toute la journée, alors en voici quelques-uns:

La structure cellulaire est utilisée depuis longtemps par des géants de la technologie comme Google et Hubspot, qui sont des entreprises qui connaissent une chose ou deux au sujet de l’innovation.

Cette structure est principalement utilisée pour favoriser l’efficacité et la flexibilité, mais son intérêt ne se limite pas à ceci. Mon expérience personnelle des cellules a été phénoménale. Si auparavant j’avais l’impression que notre travail consistait à constamment “éteindre des feux”, aujourd’hui nous sommes capables de nous attaquer à nos objectifs de manière proactive. 

En tant que service, nous ne nous contentons pas de survivre, nous prospérons.

1. Une expérience des employés plus riche

L’un des avantages des cellules les moins évoqués, mais qui a néanmoins un impact énorme, est la façon dont cette structure affecte l’expérience quotidienne des employés. Le passage aux cellules a donné à mon équipe la possibilité de contribuer aux objectifs de l’entreprise d’une manière on ne peut plus évidente. Cette responsabilité a permis de renforcer la confiance en soi des membres des équipes au moment de prendre des décisions importantes pour l’entreprise. La « propriété » et la liberté de travailler de manière autonome ont renforcé la satisfaction des employés.

2. Une dépendance minimale à l’égard des ressources extérieures

La structure de la cellule est construite de manière à ce que chaque projet puisse être abordé à l’intérieur même de la cellule. L’époque où l’on avait besoin de la participation d’un tiers est révolue. Ma cellule est capable d’aborder tous les projets, du début à la fin, ce qui était auparavant inconcevable.

3. La possibilité de partager des connaissances et de développer des compétences au sein de la cellule

La façon dont les cellules sont mises en place permet aux individus de s’essayer à différents types de projets. Si le propriétaire du domaine reste toujours dans ce même domaine, il agit principalement en tant que consultant, ou fait des ajustements dans son domaine. Le reste de son temps est consacré à la création de nouveaux domaines. Les propriétaires des fonctionnalités sont redéfinis toutes les deux à trois semaines, ce qui signifie qu’il y a toujours quelque chose de nouveau à faire.

Dans une structure d’équipe, les développeurs ont tendance à faire toujours la même chose, à s’ennuyer et peuvent même finir par démissionner. Par ailleurs, dans les cellules, les employés sont régulièrement mis au défi par de nouveaux projets passionnants. Ils peuvent ainsi développer leurs compétences et apprendre de leurs pairs tout en rompant la monotonie de leur rôle. Ceci a d’énormes conséquences sur de nombreux aspects qui vont de la motivation à la fidélisation.

4. L’hyper-flexibilité : les cellules peuvent être réarrangées à l’intérieur même d’une cellule

Un autre avantage énorme de la structure en cellule est la facilité avec laquelle il est possible de procéder à une restructuration temporaire. Si un propriétaire de fonctionnalité a besoin d’un peu d’aide supplémentaire, ceci peut facilement se faire, et rapidement, sans trop perturber le workflow global.

5. Une bien meilleure qualité du produit

Une fois la structure de la cellule mise en place, quelque chose d’étonnant a commencé à se produire. De petites inefficacités apparemment insignifiantes, qui avaient été ignorées pendant des années, ont soudainement disparu. Ceci s’est produit de manière organique, sans intervention de la direction. Les employés étant maintenant responsables de certains aspects du produit, ils avaient tout intérêt à les perfectionner.

6. Nous avons constaté une amélioration des workflows et de la maturité au sein des cellules

Pour la même raison mentionnée précédemment, nous avons également commencé à constater une amélioration des workflows au sein de l’équipe. La structure des cellules favorise le travail d’équipe, et ce qui s’est passé au sein de ma cellule reflète bien ceci. Puisque tout le monde est impliqué du début du projet jusqu’à sa fin, la communication et la synchronisation sont bien meilleures. Les membres des cellules travaillent ensemble de façon bien plus fluide, le cloisonnement des informations est moindre, et les interactions entre les développeurs, l’assurance qualité et le produit sont tout simplement inspirantes.

7. La direction a le temps de s’attaquer aux grands défis de l’entreprise

Quand j’étais chef d’équipe, mon téléphone sonnait tout le temps. Ceci n’a rien d’exceptionnel ; la plupart des structures organisationnelles peuvent rencontrer des difficultés lorsqu’elles doivent faire face à des exigences difficiles à gérer. J’avais l’habitude de passer mon temps à vérifier les projets en cours, à organiser les calendriers et à courir pour aller de réunion en réunion.

La structure en cellule m’a permis de me concentrer sur la formation des nouveaux membres et la création d’une stratégie à long terme. En tant que propriétaire de la cellule, je ne suis pas impliqué dans le travail quotidien de ma cellule mais je suis capable d’apporter mon soutien pour gérer les tâches prioritaires qui permettront d’atteindre nos objectifs finaux. Maintenant, il n’y a que ma mère qui m’appelle.

Des équipes aux cellules : comment bien faire le saut

Essayez d’éviter d’interférer avec le travail des autres membres de la cellule

On peut facilement tomber dans les vieilles habitudes d’une hiérarchie basée sur l’équipe. Résistez à l’envie de faire de la micro-gestion, ou tout simplement de “faire de la gestion”.

Votre nouveau rôle est de vous assurer qu’aucun obstacle ou problème important ne surgisse et retarde les projets importants. Au lieu de prendre les choses en main, essayez de rester à l’écart. Le propriétaire d’une cellule doit instruire et diriger les membres de sa cellule lorsqu’ils ont besoin d’aide pour prendre une décision critique, et non s’impliquer dans chaque tâche.

Laissez les membres de votre cellule commettre des erreurs

Le transfert des responsabilités vers les autres membres de la cellule peut prendre un certain temps, et il s’agit là d’une étape importante de la métamorphose. Laissez les membres de votre cellule s’essayer à leur nouveau rôle et tester leur nouvelle liberté sans craindre l’échec. Au lieu de réprimander ou d’intervenir, utilisez leurs erreurs comme une opportunité d’apprentissage pour tous les membres de la cellule. 

Lorsque l’inévitable dérapage se produit, revoyez les actions qui ont précédé cette erreur, faites une étude de cas sur ce qui s’est passé, et partagez vos connaissances avec l’ensemble de la cellule. Une erreur peut faire prendre du retard, mais, en fin de compte, chacun apprendra à faire son travail un peu mieux.

Faites attention à la disposition des sièges

Pour que les cellules puissent bien travailler ensemble, il est nécessaire qu’elles soient à proximité les unes des autres. J’ai poussé cette idée un peu plus loin. 

Certaines personnes dans le département ont même cru que j’étais devenu fou quand j’ai commencé à arranger et à réarranger l’espace dans lequel les membres de ma cellule s’asseyaient. J’ai créé plus de 12 plans de salle différents pour répartir les places des membres de ma cellule.

Le diable est dans les détails, et ceci n’a pas fait exception. L’organisation des sièges que nous avons choisie a eu un impact énorme sur la productivité de la cellule. Elle a favorisé la coopération et a contribué à faciliter la transition.

Communiquez au sujet de la stratégie globale

Il est impossible de souligner assez l’importance de la communication. Parlez de la transition avec votre équipe, et surtout, expliquez les objectifs finaux afin que les membres les prennent en compte lorsqu’ils prennent des décisions et priorisent des tâches. 

Auparavant, il suffisait que les cadres supérieurs de l’organisation comprennent les objectifs de l’entreprise et les convertissent en tâches que leur équipe allait ensuite exécuter. Dans une structure en cellule, les individus décident de leurs propres tâches et objectifs. Pour le faire, et pour le faire bien, ils doivent avoir une solide compréhension des objectifs finaux de l’ensemble du projet.

Soyez patients, on ne crée pas des cellules du jour au lendemain!

Comme nous l’avons souligné, il s’agit d’une transition importante, non seulement pour les équipes techniques, mais également pour toute l’entreprise. Le changement peut être effrayant, surtout pour les grandes entreprises. 

Des obstacles et des défis se présenteront, mais avec un peu de patience et de pratique – votre équipe deviendra une cellule fonctionnelle en un rien de temps!