業務プロセスの定着化を成功させるための8つのポイント
組織の効果性は、企業がどれだけ柔軟に変革できるかにかかっています。これこそ、イノベーションを活用して成長する企業と、これまでのやり方や文化に縛られ、適応できない企業を分ける大きなポイントです。このように将来に備えて準備している企業においてはその変革の一つとして、新たな業務プロセスの導入や自動化、そして中核業務プロセスを改善するためのツールへの投資を拡大しています。
Camund社が行った最近の調査によれば、ほぼ全ての企業（97％）が、デジタルトランスフォーメーション（DX）の成功には自動化が不可欠であると考えています。これが、いわゆるビジネスプロセスオートメーション（BPA）＝業務プロセスの自動化です。これに加えて、業務プロセスの定着化の重要性も注目されています。業務プロセスの定着化の取り組みは、アジャイル組織にとって大変重要な要素です。
この記事では、業務プロセスの定着化を促進するための8つのポイントを紹介し、その利点、課題、その重要性について解説します。
業務プロセスの定着化とは？
業務プロセスの定着化とは、企業内に変革を効果的に取り入れるためのプロセスを定着化させることを指します。これらの取り組みは通常、働き方改革や、既存のプロセスの変更、新しいテクノロジーツールの導入、あるいは組織の再構築などがきっかけになるでしょう。
ビジネスプロセスマネジメント（BPM）＝業務プロセス管理は、業務プロセスの定着化の成功を可能にするための重要な枠組みです。業務プロセス管理では、組織の中核業務の設計、実装、管理に焦点を当てる一方、業務プロセスの定着化はその改善を実際の業務に適用する役割を担います。
従業員が新しいプロセスに迅速に移行し、混乱を最小限に抑えながら生産性を維持することが目標です。チェンジマネジメントを支え、新しいプロセスを効果的に遂行することを目指します。
業務プロセスの定着化を促進する8つのステップ
1. チェンジマネジメント（変革管理）で移行をサポート
変化は誰にとっても怖いものであり、時として混乱を引き起こします。Gartnerの調査によると、従業員は年間平均10回の仕事の変化に直面しており、変化に対する支持率は2016年の74％から2022年には43％に低下しています。
構造化されたチェンジマネジメントプログラムを導入することで、従業員が新しいプロセスの背景にある目的や意義を理解できるようになります。組織への信頼感が高まると、従業員は自分たちの役割に対して安心感を持ち、変革を積極的に受け入れる傾向があるのです。
2. スキルアップで円滑な定着化を促進
新しいプロセスを円滑に進めるためには、従業員に新たなスキルが求められることもあります。従業員がこれらの変化に対処できるようにするためには、リスキリングやトレーニングを通じて知識と自信を高めることが不可欠です。
インタラクティブなワークショップやeラーニング、パーソナライズされたコーチングなどを通して業務プロセス全体において必要とされるスキルを身につけられるような仕組みを用意しましょう。従業員が全員新しいワークフローに迅速に適応し、生産性を向上できるような体制を整えることが欠かせません。
3. テクノロジースタックをシンプル化
DXが進み、企業において活用されるテクノロジーツールの数も大幅に増えました。一方でツールが多くなりすぎると、スムーズなプロセス導入を妨げる可能性があります。また、テクノロジースタックが複雑化しすぎると、従業員が混乱し業務が非効率になることもよくあります。従業員の活用度に応じて無駄なアプリケーションを統合したり使いやすいツールを選ぶことで、生産性を高め効率的な業務プロセスを実現することができます。
4. 充実したサポートを提供
従業員が新しい業務プロセスに適応するためには、適切なサポートが欠かせません。FAQやプロセスマップ、ガイドやチュートリアルなどを通じて適切な支援を行い、従業員がいつでも参照できるようにすることで、業務中のデジタルフリクションを迅速に解決できる体制を整えましょう。
5. インセンティブや表彰で成功を祝う
従業員の努力を評価しインセンティブを与えることで、業務プロセスの定着化の成功率を高めることができます。新しいプロセスを積極的に活用している従業員を評価することで、他のメンバーにも積極的に変化を受け入れるよう促します。
6. アーリーアダプターを活用
変化をすばやく受け入れるアーリーアダプターは、業務プロセスの定着化を推進する上で重要な役割を果たします。彼らの業務改善の成功事例を共有し、全体の導入速度を上げましょう。
7. データを活用して課題を特定し解決
業務プロセスの定着化を実現するためには、まずどこに課題があるのかをデータで可視化することが欠かせません。デジタルアダプションプラットフォームなどを使用して、どの部分でユーザーがつまづいているかを把握し、フィードバックを基に改善策を練りましょう。
8. フィードバックループを構築して効果測定し、戦略を改善する
業務プロセスの定着化は、新しいプロセスを導入したときに一度実施すれば終わりというものではありません。従業員からのフィードバックを継続的に収集し、業務プロセスが実際に現場でどのように機能しているかを把握することが重要です。定期的なパフォーマンス評価とフィードバックループを組み合わせて、業務の効率性を評価しながら、必要に応じて戦略を改善していくことが、長期的な成功の鍵となります。
デジタル時代における円滑な業務プロセスの定着化
新しい業務プロセスを組織に導入することは容易ではありませんが、毎日の業務プロセスの効率と効果を向上させることで得られる利益は非常に大きいものです。デジタルトランスフォーメーション（DX）の時代において、企業は急速に進化するテクノロジーやビジネスモデルに適応するため、絶えず業務プロセスを見直し、更新する必要があります。
継続的に成功するためには、従来のプロセスを潔く捨てて、迅速かつ柔軟に対応できる業務プロセスに置き換えることが不可欠です。特に、AIやRPA（ロボティックプロセスオートメーション）といったテクノロジーを活用すると、反復的な作業を自動化し、従業員がより付加価値の高い業務に集中できるようになります。
未来の業務プロセス管理は、間違いなく自動化へ向かっています。特に機械学習などを用いて適切な業務プロセス管理をすれば最適化が進み、これまでにないレベルの運用効率を達成できることでしょう。適切な戦略をとれば、これらのテクノロジーを効果的に活用し、変化に先んじて対応できる組織へと変革を遂げることができるでしょう。