Integration Nouveau Salarie

L’intégration des nouveaux employés : histoire et contexte

Imaginez que vous commencez un nouvel emploi et que l’intégration d’un nouveau salarié consiste à monter gratuitement dans un train, à se rendre au bout de la voie ferrée, à recevoir un pic, une pelle et quelques autres outils, et à ce qu’on vous dise que votre travail consiste à ajouter 10 miles de voie ferrée par jour.

C’est ainsi que les choses se passaient en 1863-1869 pour ceux qui travaillaient sur le premier chemin de fer transcontinental (le chemin de fer du Pacifique). C’est pourquoi la recherche sur la “socialisation organisationnelle”, qui est en fait la façon dont les gens apprennent les règles de leur travail, a commencé.

En effet, les professeurs John Van Maanen et Edgar H. Schein ont commencé en 1979 à se pencher sur le concept de ce qui allait devenir “l’intégration d’un nouveau salarié”.

Ils ont rédigé un article sur la manière dont les nouveaux employés pouvaient apprendre la culture et acquérir des connaissances sociales : l’auto-guidage, les essais et erreurs, voire une période d’éducation et de formation suivie d’un apprentissage.

Des procédures d’intégration plus formelles ont depuis été formulées et mises en œuvre sur la base de ces recherches. Cependant, les nouvelles recrues ont tout de même des expériences très négatives, comme celle-ci (lien en anglais).

Cela s’explique en partie par le fait que 22 % des entreprises n’ont même pas de programme d’intégration formel, tandis que 49 % affirment que leur intégration est “plutôt réussie”.

Les managers étant plus occupés que jamais, ils ont souvent peu ou pas de temps à consacrer à une bonne intégration des nouveaux employés.

Alors que 93 % des employeurs pensent qu’une expérience d’intégration positive est essentielle pour augmenter le taux de rétention, 29 % des employés estiment que leur entreprise n’a pas fait un bon travail d’intégration pour les préparer au travail.

Bien que la majorité des entreprises reconnaissent l’importance d’une intégration structurée, la conception et la mise en place d’une stratégie se retrouvent régulièrement en bas de la liste de leurs tâches à accomplir.

Pourquoi l’intégration d’un nouveau salarié est-elle importante ?

Si l’on considère que le coût par embauche peut atteindre 6 110 $ (5 347 €), les entreprises doivent faire preuve de diligence dans leur processus d’intégration.

Par ailleurs, si l’on tient compte du fait que le coût de la perte d’un employé s’élève à environ 15 000 $ (13 100 €), et que les travailleurs qui ont vécu une expérience d’intégration négative au cours de leurs 90 premiers jours sont deux fois plus susceptibles de chercher un autre emploi, il ne fait aucun doute que l’intégration des nouveaux employés est de la plus haute importance.

Lorsque l’intégration d’un nouveau salarié est efficace, le taux de rétention est plus élevé, ce qui signifie que le taux de rotation est plus faible. Ceci se traduit par d’énormes économies pour les entreprises.

L’absence d’une séquence d’intégration structurée explique en partie pourquoi plus d’un quart des employés quittent leur emploi au cours des trois premiers mois.

Les nouvelles recrues sont plus susceptibles d’être satisfaites et de rester plus longtemps à leur poste lorsqu’un processus solide est en place.

L’intégration a également un effet durable sur les performances, l’engagement et la rétention des employés.

Le Global Culture Report réalisé par O.C. Tanner a révélé qu’une intégration réussie peut entraîner une augmentation de :

• 70 % du sentiment d’appartenance
• 37 % de la compréhension de l’objectif de l’entreprise
• 50 % de l’engagement.

Les différents types d’intégration des nouveaux employés

Le processus d’intégration informel

En l’absence de procédure formelle d’intégration, les employés sont « jetés » dans leur nouvel environnement de travail et doivent apprendre les ficelles du métier par eux-mêmes.

Il n’existe pas de processus clair et les nouvelles recrues doivent se débrouiller seules pour obtenir l’aide dont elles ont besoin.

Il existe peut-être une séquence approximative que les superviseurs suivent, mais en l’absence d’une structure d’intégration formelle et stratégique, les employés doivent s’orienter seuls dans leur lieu de travail, les politiques et la hiérarchie.

Un processus d’intégration informel donne aux nouveaux employés un sentiment d’incertitude et fait baisser leur moral. Les organisations qui n’ont pas de programme d’intégration formel sont moins efficaces que celles qui en ont un.

L’intégration informelle et non structurée des employés n’est donc certainement pas la bonne solution pour intégrer efficacement un nouveau salarié dans une entreprise.

Le processus d’intégration formel

L’intégration formelle implique un plan stratégique étape par étape pour que les employés puissent bien s’intégrer dans l’entreprise.

Le programme d’intégration consiste en une série d’actions et de tâches visant à enseigner au nouvel employé son rôle, les objectifs et les attentes de l’entreprise, ainsi que les normes du lieu de travail.

L’intégration formelle réduit le stress inhérent à la prise d’un nouvel emploi et à la connaissance des nouveaux collègues. Il s’agit d’un processus reproductible qui détaille chaque étape de la familiarisation avec un nouveau poste et une nouvelle organisation.

Cette approche structurée réduit l’incertitude et l’anxiété que les gens ressentent généralement lorsqu’ils changent d’emploi et/ou d’entreprise.

Une procédure formelle d’intégration se traduit par des employés plus performants, plus productifs et plus satisfaits.

Les managers de l’intégration ou les superviseurs doivent se poser les questions suivantes avant l’entrée en fonction d’un nouvel employé :

• De quels outils et logiciels le nouveau salarié a-t-il besoin ?
• Les autres appareils ou équipements dont il pourrait avoir besoin sont-ils disponibles ?
• Le service informatique a-t-il configuré l’adresse électronique, les informations de connexion et donné accès aux comptes nécessaires, etc. ?
• Où le nouveau salarié sera-t-il installé ? Le poste de travail est-il propre et équipé ?
• Les clés du bureau, les cartes d’accès, les codes de sécurité sont-ils prêts à être utilisés ?
• Le nouveau salarié a-t-il reçu un cadeau de bienvenue ?
• Est-ce qu’une personne dans l’entreprise a-t-elle pris contact avec le nouvel employé avant sa date d’entrée en fonction ?

Les tendances en matière d’accueil et d’intégration des nouveaux employés

Pour que votre entreprise soit à jour dans ses pratiques d’intégration, envisagez d’adopter les tendances suivantes (si ce n’est pas déjà fait) :

La pré-intégration (ou “preboarding” en anglais)

Mettez-vous dans la peau de votre nouvel employé. Après d’innombrables entretiens, vous signez enfin la bonne offre d’emploi.

Si vous recevez chez-vous un cadeau de bienvenue de la part de l’entreprise qui vient tout juste de vous embaucher, vous apprécierez pour sûr cette aimable attention et serez de bonne humeur et plus motivé pour commencer à travailler avec celle-ci.

Sachez qu’il n’y a pas de meilleur moyen de faire une première bonne impression sur un nouvel employé que de lui offrir ce précieux sentiment de bienvenue avant même qu’il ne mette les pieds dans son nouveau bureau.

La plupart des grandes entreprises pratiquent la pré-intégration. Vous pouvez le faire en :

• Envoyant des produits de l’entreprise au domicile de votre nouveau salarié
• Envoyant un message de bienvenue pour motiver votre nouvel employé
• En lui expliquant par écrit les premières étapes du processus.

Ces actions montrent aux nouvelles recrues que votre entreprise souhaite s’engager avec elles et que celle-ci est enthousiaste et déterminée à les avoir dans l’équipe.

Comme nous le verrons plus tard, Twitter accorde une grande importance à la pré-intégration. L’entreprise consacre en effet beaucoup d’efforts à la période qui suit la signature d’une offre d’emploi, jusqu’au moment où le nouvel employé s’installe dans son bureau pour la première fois.

La socialisation (ou socialization)

Cette tendance fait référence à quelque chose qui diffère de la socialisation organisationnelle. La socialisation devient un élément plus courant des lieux de travail modernes.

Les occasions de socialisation permettent de construire et de renforcer les relations des employés avec leurs collègues. Pensez aux déjeuners d’équipe, aux copains de travail, aux rencontres autour d’un café, etc. Le fait d’avoir de bonnes relations avec ses collègues rend le lieu de travail plus agréable pour les employés.

En effet, un employé est plus susceptible de rester plus longtemps à son poste s’il s’entend bien avec ses collègues. Il faut savoir que 70 % des employés déclarent que le fait d’avoir des amis au travail est l’aspect le plus important d’une vie professionnelle heureuse.

Square reconnaît l’importance des bonnes relations sur le lieu de travail et met l’accent sur sa « coffee culture » (ou « culture du café »), en offrant régulièrement aux jeunes membres l’occasion d’entrer en contact avec les cadres supérieurs.

Des tables rondes de présentation et des entretiens individuels décontractés permettent aux nouveaux talents d’apprendre à connaître leurs collègues.

La personnalisation

Il est important de noter que chaque personne apprend à sa manière et que la personnalisation de l’expérience d’intégration peut affecter la productivité d’un employé.

Il faut donc tenir compte des différents styles d’apprentissage de chaque nouvel employé. Cela peut se faire à l’aide de :

• Vidéos de formation en ligne
• Un guide de réussite pour travailler dans votre entreprise
• Une vidéo d’une journée normale au sein de l’entreprise
• Un aperçu des politiques et des procédures
• Une explication de l’importance de leur rôle
• Un guide de la communication sur le lieu de travail.

Lorsqu’il s’agit de personnalisation, DigitalOcean remporte la palme. Les nouveaux embauchés reçoivent une note écrite à la main, du champagne, des cadeaux de l’entreprise et leur espace de travail est décoré d’un ballon.

Ceci signale aux employés existants qu’il est temps d’accueillir un nouveau membre dans l’équipe.

Comment l’intégration des nouveaux employés a-t-elle changé ?

De nombreux facteurs ont contribué à l’évolution de l’intégration des nouveaux employés :

• La concurrence entre les entreprises pour attirer les meilleurs talents
• L’augmentation soudaine du nombre de travailleurs à distance
• L’influence de l’intégration sur la rotation du personnel
• Une technologie en constante évolution
• Les RH et les managers sont plus occupés que jamais.

Comme la plupart des processus de notre monde moderne, l’intégration a été automatisée dans la plupart des secteurs. Il n’est plus nécessaire de gérer une tonne de documents, d’identifier personnellement les problèmes et de courir après les employés pour qu’ils accomplissent les tâches qui leur sont assignées.

Il existe maintenant des applications et des logiciels qui rationalisent l’ensemble du processus.

La plateforme d’adoption digitale (ou Digital Adoption Platform) propose des solutions d’intégration des nouveaux employés en rationalisant l’utilisation des logiciels grâce à l’automatisation et à des processus multi-plateformes qui simplifient le travail.

Il n’y a rien de plus rassurant pour un nouvel employé que de pouvoir utiliser un logiciel à la fois rapide et transparent.

WFH : l’intégration des employés à distance

Il est également crucial de disposer d’un programme d’intégration structuré pour les travailleurs à distance, compte tenu de l’augmentation du télétravail.

Grâce aux différents outils et plateformes disponibles, il n’a jamais été aussi facile d’intégrer de nouveaux employés à distance.

Comme les employés à distance n’ont pas les mêmes possibilités d’intégration et de socialisation, ils ont besoin d’un processus d’intégration stratégique solide.

En fonction de la complexité du rôle, l’intégration à distance, tout comme l’intégration sur site, peut durer de quelques semaines à plusieurs mois. Pour certaines entreprises, l’intégration peut durer jusqu’à un an.

Un programme d’intégration à distance comprend les mêmes éléments que l’intégration sur site, à savoir une série de réunions virtuelles et de séances de formation, ainsi que des formalités administratives, des rituels d’entreprise et la manière dont les initiatives stratégiques et les OKR sont définis.

L’exécution et l’interaction sont toutefois différentes, car celles-ci se font par voie numérique.

L’intégration d’un nouvel employé à distance peut être plus difficile qu’une intégration sur site, c’est pourquoi nous partageons avec vous quelques-unes des meilleures pratiques pour intégrer et soutenir pleinement vos nouvelles recrues :

1. Créez un plan avec des étapes claires

L’intégration d’un nouvel employé à distance peut prendre plus de temps, car il n’a pas l’avantage d’être sur le lieu de travail, d’absorber les informations de ses collègues et de son environnement.

Assurez-vous que le parcours est clair et que les étapes sont connues. Veillez également à planifier les réunions à l’aide d’agendas, de liens, etc. Commencez par un plan qui couvre au moins les 90 premiers jours.

2. Envoyez aux employés un pack de bienvenue

Qu’il s’agisse d’un simple pack de bienvenue numérique ou d’un colis livré au domicile du nouvel employé, pensez à envoyer un pack de bienvenue avant le début de l’intégration.

Incluez des informations générales sous forme de texte et de vidéo ainsi que quelques swag de l’entreprise pour que les nouveaux salariés puissent se sentir les bienvenus et pour créer en eux un sentiment d’appartenance.

3. Donnez à vos nouveaux salariés un premier petit projet

Ne vous attendez pas à ce qu’un nouvel employé se lance immédiatement dans de grands et importants projets. Vous devez lui laisser un peu de temps pour apprendre par lui-même et collaborer avec son équipe.

Un projet simple ou à court terme est une bonne occasion pour lui d’apprendre de nouvelles choses, de collaborer avec sa nouvelle équipe et de socialiser.

4. Intégrez les nouveaux employés en groupe si possible

Réduisez les redondances et les efforts en intégrant et en formant les nouvelles recrues en groupe. Vous créez ainsi un sentiment de communauté.

Les nouveaux membres de l’équipe peuvent apprendre à se connaître plus rapidement et dans un cadre moins intimidant qu’en tête-à-tête. Cela peut également réduire le sentiment d’isolement.

5. Offrez un espace pour les feedbacks

Quelle que soit votre expérience de l’intégration à distance ou sur site, demandez toujours des feedbacks et offrez aux employés un espace sûr pour partager ce qui a bien fonctionné et ce qui, au contraire, n’a pas bien fonctionné.

Cela peut prendre la forme d’enquêtes administrées après chaque module, d’un check-in hebdomadaire, etc.

Il est toujours possible de s’améliorer et, compte tenu de l’importance de l’intégration pour le personnel et l’entreprise dans son ensemble, il est bon d’améliorer constamment cette expérience.

6. Établissez un contact personnel avec les nouveaux employés

Il est évidemment plus difficile d’établir un lien avec les télétravailleurs qu’avec les employés sur le lieu de travail. Il faut donc tendre la main aux nouvelles recrues, permettre les présentations personnelles et les conversations pour apprendre à se connaître.

Si possible, rencontrez-vous régulièrement au siège ou dans un bureau local. Sinon, organisez des chats vidéo.

Prévoyez également du temps pour que votre équipe passe du temps ensemble, virtuellement, en participant à des activités et à des discussions non liées au travail.

Comme les gens se sont éloignés socialement pendant la pandémie de COVID-19, ils ressentent un désir plus fort de se connecter avec leurs collègues par le biais de jeux virtuels, de soirées cinéma ou encore de discussions vidéo water cooler.

7. Faites régulièrement le point avec les nouveaux membres du personnel

Les nouveaux membres du personnel sont parfois oubliés ou laissés à eux-mêmes parce qu’il y a d’autres questions plus urgentes à régler. Cela a un impact sur le moral et le sentiment d’appartenance d’une nouvelle recrue.

Programmer des check-ins réguliers doit être une priorité pour voir comment les nouveaux membres s’intègrent et se sentent dans leur rôle.

C’est également une excellente occasion d’obtenir des feedbacks et d’évaluer votre employé ainsi que sa progression dans la séquence d’intégration.

Voici quelques points à vérifier pour vous assurer que l’intégration de vos nouveaux employés à distance est réussie :

• Envoyez aux nouveaux employés des liens vers les articles sur la culture d’entreprise, les vidéos et la boutique de produits dérivés (le cas échéant)
• Fournissez-leur du matériel dès le début, ainsi qu’une assistance pour l’installation de leur poste de travail à domicile
• Programmez une orientation (de groupe) par vidéoconférence
• Fournissez l’agenda et le manuel de l’employé à l’avance
• Attribuez à votre nouvelle recrue un mentor ou un binôme et invitez-les à faire connaissance par téléphone
• Donnez aux nouveaux employés le temps d’examiner tous les documents fournis et d’explorer le site web, les outils et les ressources de l’entreprise
• Prévoyez une orientation RH pour familiariser les nouveaux employés avec le système RH, les avantages sociaux et signer les documents
• Organisez une réunion avec le service informatique où les nouveaux employés recevront des informations de connexion, des instructions sur les processus et l’assistance informatiques, et auront accès aux groupes de messagerie, etc.
• Organisez un appel d’équipe pour les présentations. Passez en revue l’organigramme, les rôles, les responsabilités, les coordonnées, les calendriers des équipes, etc.
• Encouragez toujours les feedbacks tout au long du processus
• Programmez et partagez des appels de check-in pendant toute la durée de l’intégration
• Présentez les nouvelles recrues à toutes les personnes qu’elles doivent connaître
• Formez-les ! Donnez-leur des tâches et des documents à lire pour vous assurer qu’ils comprennent leur rôle et leur position au sein de l’entreprise.

La formation des employés à distance

Il est évident que vous ne pouvez pas former les nouveaux employés à distance de la même manière que vous formez le personnel qui travaille au bureau.

Cependant, tout comme vous utilisez une variété de méthodes lorsque vous formez des travailleurs en personne, vous devez offrir la même chose pour les employés qui travaillent à distance, par exemple :

• Des vidéos d’instruction
• Des appels individuels
• Des vidéoconférences individuelles et collectives
• Des documents à lire
• Des travaux pratiques
• Un mentor.

Les meilleurs pratiques et conseils

Le processus formel d’intégration comporte quatre grands principes qui sont les « éléments constitutifs » (ou « building blocks ») d’une bonne intégration.

Le professeur Tayla Bauer de l’université d’État de Portland appelle ces quatre grands principes les « quatre C » (ou « the Four C’s » en anglais).

Les « quatre C » sont les suivants :

• Compliance (Conformité)

La conformité est le niveau le plus bas. Celle-ci consiste à familiariser les employés avec les réglementations et politiques légales de base.

• Clarification

La clarification est une étape qui consiste à s’assurer que les travailleurs connaissent leur rôle et comprennent toutes les attentes.

• Culture

La culture est une vaste catégorie. Ce niveau englobe les normes organisationnelles formelles et informelles, donnant au salarié une idée de la culture de l’entreprise.

• Connection (Connexion)

Pensez aux relations interpersonnelles, au networking et à la socialisation avec les collègues et les collaborateurs.

La capacité d’une organisation à tirer parti de ces principes directeurs détermine sa stratégie globale d’intégration.

La plupart des entreprises appartiennent à l’une des trois catégories suivantes :

• L’intégration passive (niveau 1), ou “Passive Onboarding”

Naturellement, presque toutes les entreprises traitent de la conformité lors de l’intégration formelle.

Pour les entreprises qui pratiquent l’intégration passive, il peut y avoir une certaine forme de clarification des rôles, mais la culture et la connexion ne sont pas abordées.

Il existe peut-être des moyens informels, mais il n’y a pas eu d’efforts concertés de la part des RH ou de quiconque pour rationaliser la tâche.

Les agences de ce niveau peuvent avoir une checklist des tâches à accomplir pour l’intégration.

L’intégration passive fonctionne dans une certaine mesure, mais celle-ci n’est pas systématique.

• L’intégration à haut potentiel (niveau 2), ou “High Potential Onboarding”

Lorsqu’une organisation aborde de manière approfondie la question de la conformité et de la clarification dans son processus d’intégration formel et que la culture et la connexion sont abordées, le niveau 2 (l’intégration à haut potentiel) est atteint.

Pourtant, il n’existe pas de processus établi à l’échelle de l’entreprise.

• L’intégration proactive (niveau 3), ou “Proactive Onboarding”

Dans une entreprise qui pratique l’intégration proactive (ou niveau 3), les quatre éléments constitutifs sont traités de manière formelle. Il existe une approche systématique de l’intégration qui implique une stratégie de gestion des ressources humaines. Peu d’entreprises se situent à ce niveau.

Il n’y a certainement pas d’approche unique pour l’intégration, mais il existe une formule générale :

Confiance en soi (Self-confidence) + clarté du rôle (Role clarity) + intégration sociale (Social integration) + connaissance de la culture de l’entreprise (Company culture knowledge) = intégration réussie (Successful onboarding).

Cela dit, il existe des bonnes pratiques spécifiques. L’intégration à distance et sur site partagent la plupart d’entre elles.

Des entreprises de premier plan comme Twitter, Microsoft et Netflix, suivent ces meilleures pratiques communes pour l’intégration et le soutien des nouveaux talents :

1. Commencer tôt

N’attendez pas que votre nouvelle recrue franchisse la porte le premier jour de travail pour commencer son intégration. Pour atteindre le statut d’intégration proactive, votre programme d’intégration doit commencer dès la phase de recrutement.

L’intégration n’est pas un événement ponctuel, celle-ci doit commencer avant que l’employé ne commence à travailler dans votre entreprise. Comme le dit Ben Peterson, PDG de BambooHR : « Si nous ne nous préoccupons pas de l’intégration avant l’arrivée de l’employé, alors nous sommes bien en retard ».

Offrez aux candidats un aperçu réaliste du travail avec des matériels nécessaires et des swag amusants, car cela contribue à établir la confiance entre l’employé et l’employeur.

2. Préparer les ressources

Donnez au nouvel employé ce dont il a besoin pour réussir, avant même qu’il ne s’installe dans son bureau. Fournissez-lui toutes les ressources dont il a besoin à l’avance pour qu’il puisse naviguer sur le lieu de travail et prendre un bon départ dès le premier jour.

Envisagez d’inclure une lettre de bienvenue et des conseils spéciaux qui faciliteront son intégration. Créez un plan de travail et un calendrier et veillez à ce qu’il reçoive tous les détails sur son nouveau rôle, la hiérarchie, etc.

3. Accueillir le nouveau membre de l’équipe

Au-delà de la présentation d’un nouveau membre de l’équipe dans un email, pensez à d’autres moyens qui lui permettront de se sentir bien accueilli. Vous pouvez par exemple :

• Décorer son poste de travail et y poser des cartes de visite et un petit cadeau
• Organiser une petite fête/réunion de bienvenue pour le présenter en personne et créer un réseau
• Lui offrir un sac rempli de produits de la marque de l’entreprise.

4. Faciliter et promouvoir la connexion

Mettez en contact les nouveaux employés et organisez des rencontres avec les employés actuels.

Si les nouvelles recrues sont en mesure de créer des liens significatifs, elles resteront probablement plus longtemps dans votre entreprise et se sentiront mieux sur leur lieu de travail.

Veillez à les tenir informés de qui est qui et de la structure de l’entreprise.

Prévoyez du temps pour des entretiens individuels avec les managers, car 72 % des nouvelles recrues estiment que c’est très important pendant le processus d’intégration.

5. Définir les attentes en matière de travail et de style de management

Une personne peut connaître son travail, mais souvent, il y a des incertitudes par rapport aux attentes et au style de management.

Outre la description du poste, demandez à votre nouvel employé de travailler à la réalisation d’objectifs à court terme au cours des premières semaines et discutez du développement des compétences, du style de management et des possibilités de progression.

6. Désigner un binôme ou un mentor

Une étude de BambooHR a révélé que 56 % des personnes interrogées estiment qu’il est très important d’avoir un mentor sur son lieu de travail, en particulier au début de sa carrière.

Un binôme peut en effet aider un nouvel employé à se mettre à niveau plus rapidement, faciliter son intégration sociale et lui offrir un soutien qui le rendra plus productif et plus satisfait.

Pensez à programmer des réunions mensuelles en plus des check-ins informelles. Il faut savoir que le fait d’avoir un binôme peut augmenter les niveaux de productivité jusqu’à 97 % !

7. Planifier la formation et le développement

L’engagement des employés est la clé de la fidélisation et du bonheur de ces derniers. Pourtant, selon une enquête menée par Achievers, seuls environ 30 % des employés se sentent engagés dans leur travail.

La création d’un plan de formation et de développement commence dès l’intégration. Faites l’inventaire des compétences et indiquez les possibilités de formation continue.

8. Donner et demander des feedbacks

La meilleure pratique consiste à s’asseoir avec votre nouvelle recrue et à faire un bilan informel au cours duquel vous donnez et recevez des feedbacks sur l’intégration.

Assurez-vous de parler des points positifs, d’aborder les difficultés éventuelles, de lui donner l’occasion de donner ses feedbacks et de vous rendre disponible pour répondre à ses questions.

9. Personnaliser l’expérience

Votre programme d’intégration doit s’aligner sur la culture et la marque de votre entreprise. Pimentez le programme en impliquant des produits de l’entreprise ou des exercices de consolidation d’équipe.

N’oubliez pas que chaque personne apprend différemment. Personnalisez donc l’expérience en tenant compte du style d’apprentissage spécifique de votre nouvelle recrue, et ce, dans la mesure du possible.

10. Poursuivre le processus

Il faut savoir que l’intégration est un processus continu, celle-ci ne se termine pas seulement après la séquence formelle d’événements et de tâches ou lorsque vous estimez que votre employé « connaît les ficelles du métier ».

Il est important de poursuivre le processus en élargissant les connaissances de votre nouvelle recrue, en lui donnant des outils de feedback, en utilisant la technologie lorsque vous le pouvez et en restant cohérent.

Si vous avez déjà mis en place une approche d’intégration systématique, mais que vous souhaitez l’améliorer, outre les meilleures pratiques que nous venons de mentionner, voici quelques conseils pour l’amplifier :

• Apprenez à connaître l’employé, ne vous contentez pas de le mettre au courant
• Facilitez le networking et la rencontre entre le personnel nouveau et existant
• Soyez clair sur les attentes et aidez les nouvelles recrues à se fixer des objectifs
• Offrez des possibilités d’apprentissage et de développement supplémentaires
• Organisez des entretiens individuels entre l’employé et le superviseur
• Demandez des feedbacks sur la manière d’améliorer le processus.

Microsoft : la superstar de l’intégration des nouveaux employés

Microsoft est un excellent exemple d’intégration. L’intégration commence le jour où l’employé reçoit son offre d’emploi et se poursuit pendant environ six mois. Microsoft sait qu’il s’agit d’un processus continu et à long terme.

Les aspects qui contribuent à l’excellente approche de Microsoft en matière d’intégration sont les suivants :

• Assurer une connexion chaleureuse dans les jours précédant l’entrée en fonction des employés
• Avoir un ordinateur portable, une carte d’identité et d’autres équipements prêts pour le premier jour de travail
• Une orientation énergisante des employés
• Un programme de mentorat
• Donner et recevoir des feedbacks tout au long du programme.

Microsoft donne toujours la priorité à cette touche personnelle, mais a dû pivoter rapidement avec l’apparition de la pandémie de COVID-19.

Comme l’explique Eran Samocha, récemment recruté, son responsable devait prendre l’avion pour le rencontrer dans le cadre de son intégration. Eran se préparait à participer à l’orientation des nouveaux employés. Cependant, lorsque le mot d’ordre « restez chez-vous » a été émis, tout le plan a changé.

Malgré la pandémie, les employés rencontrent toujours leur patron et leurs collègues, mais de manière numérique.

Microsoft a connu quelques échecs en essayant de rétablir son programme d’intégration dans le monde virtuel, mais l’accent est toujours mis sur la connexion et les amitiés.

Les nouveaux employés sont encouragés à discuter entre eux et à organiser des groupes de discussion pour apprendre à se connaître. Les nouvelles recrues se voient attribuer un compagnon d’intégration, qui est généralement local.

Grâce à son système d’intégration virtuel, qui fonctionne désormais assez bien, Microsoft définit des attentes claires dès le départ : les versions des logiciels à utiliser, les modalités d’inscription aux avantages sociaux, la nature du poste, etc.

Microsoft envoie également aux nouveaux employés l’appareil Microsoft de leur choix, accompagné d’instructions claires sur la façon de le configurer.

Les programmes d’intégration des nouveaux employés les mieux notés

Sapling a classé Eventbrite, Twitter, Google, LinkedIn et Zapier parmi les meilleures entreprises en matière d’intégration des nouveaux employés.

Leurs stratégies d’intégration supérieures ont en commun les éléments suivants:

• L’investissement : un programme d’intégration solide nécessite des investissements en temps et en argent
• L’accent sur la culture de l’entreprise : faire en sorte que les nouvelles recrues se sentent les bienvenues et s’alignent sur les valeurs de l’entreprise
• Le démarrage précoce : s’assurer que tout est prêt avant l’entrée en fonction d’un employé est la clé de la réussite
• Le travail d’équipe : faire participer toute l’équipe et mettre l’accent sur la communication
• Une roadmap claire : il doit y avoir une voie claire et structurée pour l’intégration
• La formation et le développement : fournir les bons outils et les compétences pratiques pour que les employés apprennent leur rôle
• Un groupe de travail sur l’évaluation : un comité composé de personnes aux points de vue différents, chargé de créer la solution d’intégration idéale
• Une définition des objectifs : un programme d’intégration solide a des objectifs clairement définis.

Examinons un cas plus en détail pour avoir une meilleure idée de ce à quoi ressemble un programme d’intégration des nouveaux employés « de premier ordre ».

L’onboarding “Yes-to-Desk” de Twitter

Comme son nom l’indique, l’intégration de Twitter vise à rendre la période entre le moment où un nouvel employé dit “oui” à une offre d’emploi et celui où il s’installe dans son bureau aussi accueillante et productive que possible. Twitter reconnaît manifestement l’efficacité de la pré-intégration.

Avant le premier jour de travail du nouvel employé, il y a une séquence de plus de 75 étapes et transferts entre le recrutement, les RH, l’IT et les installations.

Pendant ce temps, les nouveaux membres reçoivent une adresse électronique, un t-shirt et des PDF colorés décrivant ce à quoi ils peuvent s’attendre le premier jour. Une bouteille de vin les attend à leur bureau. Le bureau de chaque nouvel employé est stratégiquement situé en fonction des personnes avec lesquelles ils vont travailler.

Le premier jour, les nouveaux employés prennent un petit-déjeuner avec le PDG (actuellement Parag Agrawal), suivi d’une visite des bureaux et d’une formation de groupe sur les outils et les systèmes qu’ils utiliseront.

Conscient de l’importance de la socialisation et de la nature permanente de l’intégration, Twitter organise chaque mois un « Happy Hour » pour les nouvelles recrues, auquel participe également l’équipe Senior.

Des présentations sont même organisées le vendredi après-midi pour permettre aux nouvelles recrues de découvrir les projets en cours et d’interagir avec les responsables, les chefs de projet, les managers, etc.

Après quelques mois de travail, les employés sont interrogés sur leur expérience jusqu’à présent. Ces échanges inspirent des changements et des ajustements pour améliorer le processus.

La volonté de Twitter de réduire le stress et l’inconfort du premier jour de travail d’un nouvel employé a inspiré son approche “Yes-to-Desk”.

Il y a beaucoup de travail à faire et Twitter veut que ses employés soient opérationnels le plus rapidement possible, c’est pourquoi ils doivent pouvoir se sentir à l’aise et se familiariser facilement avec l’organisation.

Les logiciels et les outils d’intégration des nouveaux employés

Nous avons évoqué quelques applications et logiciels destinés à faciliter le processus d’intégration, mais il existe une grande variété de produits sur le marché.

Vous pouvez sélectionner des outils en fonction des besoins de votre organisation et de la forme de votre programme d’intégration.

Les options comprennent des logiciels complets, couvrant tous les aspects du recrutement et de l’intégration, et des solutions pour des tâches spécifiques.

Les fonctionnalités typiques d’un logiciel d’intégration comprennent :

• Les formulaires électroniques 
  • Numérisez des formulaires (W-4, I-9, etc.) pour les copier, les transférer, les signer et les stocker facilement.
• Le stockage de documents en ligne
  • Stockez les formulaires complétés dans une bibliothèque en ligne sécurisée à laquelle vous pouvez accéder selon vos besoins.
• Les flux de travail automatisés
  • Les utilisateurs peuvent créer des flux de travail personnalisés pour que les nouvelles recrues puissent suivre automatiquement la séquence d’intégration.
• La vérification des antécédents
  • La plupart des produits s’intègrent aux principaux services de vérification des antécédents, de sorte que les vérifications puissent être effectuées directement à partir de la plateforme.
• La gestion des tâches des nouveaux employés
  • Des mesures de progression, l’attribution de tâches et des notifications automatiques permettent à toutes les parties d’être informées et de rester sur la bonne voie.

Parmi les outils d’intégration des employés les mieux notés, citons :

WalkMe

• Une formation en temps réel pour une meilleure rétention des connaissances
• Un système en libre-service avec une formation spécifique à la tâche
• WalkMe est basé sur le web et sur le cloud, avec une assistance en direct 24/7.

BambooHR

• Une plateforme RH basé sur le cloud pour les petites et moyennes entreprises
• Un prix basé sur des devis, donc adapté à vos besoins
• Des flux de travail personnalisés, une API ouverte et une interface simple.

Zenefits

• L’une des plateformes de gestion des avantages sociaux les plus connues
• Zenefits convient aux entreprises de toute taille
• Une solution RH complète qui s’intègre à G Suite, Office 365, Slack et Salesforce.

Lessonly

• Une solution de formation complète avec plus que des tutoriels vidéo
• Une intégration avec Slack et Salesforce
• Quelques formules d’abonnement et une tarification sur devis.

Helpjuice

• Un logiciel de gestion des connaissances basé sur le cloud
• Une plateforme facile à utiliser permettant aux nouveaux employés de se servir eux-mêmes
• Des analyses approfondies et entièrement personnalisables.

Trello

• Un outil gratuit pour gérer presque tous les projets
• Des listes to-do interactives pour l’attribution et le suivi des tâches
• Un modèle préétabli d’intégration des nouveaux employés.

Si vous ne savez pas par où commencer, WalkMe propose un guide pour choisir le meilleur logiciel d’intégration des nouveaux employés pour votre entreprise (en anglais).

Une note sur la tarification des logiciels d’intégration

Il existe généralement deux types de tarification :

• L’abonnement mensuel
• La licence perpétuelle.

Habituellement, le prix dépend de la taille de l’organisation ou du nombre moyen d’employés intégrés en un mois.

La licence perpétuelle

• L’entreprise paie le logiciel à l’avance et en une seule fois
• Le logiciel est déployé sur les ordinateurs et les serveurs de l’entreprise
• Il peut y avoir des frais annuels pour le support, la maintenance et les mises à jour.

L’abonnement

• L’entreprise paie une redevance chaque mois
• Le logiciel est généralement hébergé sur le cloud, accessible via un navigateur web
• Les frais d’assistance, de maintenance et de mise à niveau sont généralement inclus.

Les tendances en matière de logiciels d’intégration des nouveaux employés

Voici quelques tendances du marché à garder à l’esprit lors de la recherche d’un logiciel d’intégration :

Un logiciel d’intégration basé sur le cloud

Les logiciels d’intégration basés sur le cloud sont de plus en plus populaires car ils permettent aux individus d’accéder au système depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet.

Se concentrer sur l’expérience du nouvel employé

L’engagement des employés est une préoccupation croissante et, à ce titre, les plateformes d’intégration rendent le processus plus agréable.

Par exemple, certains outils disposent d’une fonction de messagerie qui permet aux nouveaux employés d’entrer en contact avec leur superviseur avant leur premier jour de travail.

L’intégration de la formation et de la gestion des performances

De nombreuses plateformes ont la capacité de former les nouveaux travailleurs et de suivre les objectifs, ce qui aide les nouveaux employés à devenir plus rapidement productifs.

L’intégration d’un nouveau salarié en images

(source: https://walkme.com/blog/employee-onboarding-guide-hr-managers/)

(source: https://miro.com/guides/remote-work/onboarding)

(source: https://www.hrvsvirushackathon.org/virtualonboarding)

Petit récapitulatif sur l’intégration d’un nouveau salarié

Un bon parcours d’intégration peut augmenter la rétention des employés de 82 %. Pourtant, seuls 12 % des travailleurs sont d’accord pour dire que leur employeur a une bonne approche de l’intégration.

Lorsque la plupart des entreprises ne se concentrent que sur la première semaine, il n’est pas étonnant que tant d’employés soient de cet avis.

Sans un plan d’intégration stratégique, les nouveaux employés d’une entreprise peuvent se sentir abandonnés, confus et insatisfaits. Étant donné qu’il s’agit de la période la plus cruciale dans la relation d’un employé avec une organisation, chaque entreprise devrait investir dans son processus d’intégration pour s’assurer de sa réussite.

Le renouvellement du personnel coûte cher, mais celui-ci est presque entièrement évitable.

Plus de 75 % des entreprises n’appliquent pas correctement les pratiques d’intégration, ce qui se traduit par un processus défaillant. Votre entreprise n’a pas à faire partie de ces statistiques.

En mettant en œuvre les meilleures pratiques que nous avons énumérées, de l’utilisation d’un logiciel d’intégration à l’affectation de binômes et à l’obtention de feedbacks pour améliorer constamment le processus, vous pouvez concevoir un programme d’intégration formel pour votre entreprise.

Vous obtiendrez ainsi des employés plus engagés et plus productifs, un taux de rotation plus faible, des coûts réduits et de meilleures recrues.

Une politique d’intégration structurée profite à la fois à l’employeur et à l’employé.

Toutes les grandes entreprises et les organisations les plus prospères reconnaissent le pouvoir de l’intégration des nouveaux employés. Bien sûr, il s’agit d’un investissement en temps et en argent, mais cela en vaut absolument la peine. Les statistiques indiquent clairement les effets positifs d’une bonne intégration sur les employés et le résultat net.

La mise en place d’un programme d’intégration solide doit être réfléchie et réalisée avec soin et intention. Après tout, la réputation de votre entreprise dépend largement de la façon dont celle-ci traite ses employés.

Quelques ressources sur l’intégration des nouveaux employés

N’hésitez pas à lire nos autres articles (en anglais) sur l’intégration d’un nouveau salarié :