Définition de la numérisation
Numérisation : définition
La numérisation désigne le processus consistant à rendre quelque chose numérique. Transformer un document papier en un document numérique (le scanner), par exemple, est de la numérisation.
De nombreuses personnes confondent la définition de « numérisation » et de « digitalisation », leur donnant un sens similaire, alors que ces deux concepts sont assez différents.
Différence entre la numérisation et la digitalisation
La digitalisation est le fait de simplifier le travail en utilisant des données numériques.
Celle-ci permet aux entreprises de fonctionner plus rapidement, en accédant instantanément aux données, plutôt que de chercher dans des classeurs. La digitalisation utilise des informations numérisées pour améliorer les processus.
À ne pas confondre : la numérisation, la digitalisation et la transformation digitale
Par ailleurs, la numérisation et la digitalisation sont souvent utilisées pour parler de la transformation digitale (ou transformation numérique), bien que, techniquement, il s’agisse de trois termes différents.
Tout comme la digitalisation découle de la numérisation, la transformation digitale découle en fait de la digitalisation.
La transformation digitale, utilisée dans le cadre d’une entreprise, fait référence à l’intégration de la technologie numérique dans une entreprise, à travers une digital workplace ou une culture de travail digital. La transformation complète d’une industrie grâce à la digitalisation est l’exemple parfait de la transformation digitale. Il faut savoir que la numérisation est le premier pas vers la transformation digitale.
Signification originelle du terme “numérisation” (ou “digitization” en anglais)
Historiquement, la numérisation fait uniquement référence à la transformation d’informations analogiques en informations numériques. Il s’agit donc du cas d’utilisation le plus approprié pour ce terme.
Toutefois, étant donné que les gens confondent souvent le terme « numérisation » avec le terme « transformation numérique », il est préférable de se concentrer sur le sens voulu plutôt que sur la terminologie.
La numérisation et la digitalisation des entreprises
Voici quelques exemples de la façon dont une entreprise pourrait inclure la numérisation et la digitalisation dans son entreprise :
- Collecter, numériser et stocker des copies numériques de documents papier
- Passer des reçus papier aux reçus électroniques
- Transférer des supports analogiques, tels que des enregistrements vidéo ou audio, sur des supports numériques.
Pour certaines personnes, l’automatisation des processus est la numérisation. Dans ce cas, les exemples suivants doivent également être inclus :
- Améliorer le service client à l’aide de chatbots, d’arbres téléphoniques ou de bases de connaissances en ligne
- Automatiser la formation aux logiciels, la comptabilité, le marketing ou d’autres fonctions commerciales
- Mise en œuvre de l’IA et de l’apprentissage automatique (machine learning) pour la prise de décision.
Notons que d’autres personnes préfèrent utiliser le terme « numérisation », « digitalisation » ou encore « transformation digitale ou numérique» pour désigner l’automatisation des processus d’entreprise.
Les principaux avantages de la numérisation pour une entreprise
La numérisation présente de nombreux avantages dont les principaux sont les suivants :
- La numérisation permet d’optimiser la gestion documentaire. Vous n’avez plus besoin d’utiliser de classeurs encombrants pour conserver vos fichiers importants. La numérisation vous permet d’être à la fois organisé et productif
- Grâce à la numérisation vous pouvez accéder en toute simplicité à vos documents, et ce, sur n’importe quel appareil, à tout moment et n’importe où
- Avec la numérisation, vous pouvez facilement partager des documents avec d’autres personnes afin de collaborer efficacement
- La numérisation vous aide également à préserver l’environnement et à faire des économies. En effet, lorsque tous les documents seront en ligne, vous n’aurez presque plus besoin d’imprimantes, ce qui veut aussi dire que vous n’aurez plus à gaspiller des papiers et à en jeter à la poubelle à cause d’un défaut d’impression. Par ailleurs, vous ferez des économies à long terme, car pour imprimer, il faut d’abord acheter des cartouches et ceux-ci, comme vous le savez, ne sont pas bon marché
- Plus important encore, la numérisation renforce la sécurité de vos documents. Vous n’avez plus à avoir peur que vos contenus soient détruits ou abîmés par un incendie ou un café renversé. Vous pouvez conserver une sauvegarde numérique de tous vos documents, y compris des photos. De plus, la protection par mot de passe et la possibilité de définir des délais de validité, protègent au mieux vos documents
- La numérisation facilite aussi la recherche de vos documents ce qui vous offre un gain de temps indéniable. En effet, la reconnaissance optique de caractères (OCR) identifie dans vos documents numérisés les mots qu’elle va mettre en correspondance avec vos termes de recherche ce qui vous permet de trouver rapidement ce dont vous avez besoin
- La numérisation vous permet de transformer tous vos documents en version numérique, les rendant facilement accessibles. Qu’il s’agisse de photos, de croquis ou de cartes de visite, tout peut être enregistré numériquement en quelques gestes seulement
- Grâce à la numérisation vos documents ne risquent plus de s’abîmer. Les documents et photos qui ont déjà plusieurs années vont en effet vieillir, jaunir, s’abîmer et parfois même s’égarer. Les solutions de numérisation permettent de transférer vos anciens documents et images vers des sites en ligne sécurisés où ils seront sauvegardés
- La numérisation améliore enfin la satisfaction des clients. Utiliser une facturation papier ou une correspondance par la poste avec renfort de photocopies ne reflète pas une image dynamique de votre marque et risque de vous porter préjudice. Pour votre client, cela est également cause de désagrément, car il se retrouve obligé de conserver un grand nombre de papiers ou de prendre le temps de vous renvoyer les documents. Il est donc important pour votre entreprise de passer au numérique afin de fidéliser vos clients et de donner une image moderne et efficace de votre entreprise.
