Teletravail

Qu’est-ce que le télétravail de nos jours ?

La définition du télétravail à l’ère numérique

La transformation numérique a permis aux individus de travailler de n’importe où, tout en restant connectés aux entreprises. Et ce, grâce à la technologie.

Voici les façons par lesquelles la technologie permet la mise en place du télétravail :

• Les plateformes numériques sont créées pour communiquer et collaborer virtuellement
• Les logiciels de formation initient les employés aux nouvelles technologies et permettent leur formation continue,
• Les “Digital Adoption Platform” (DAP) sont conçues pour faciliter la maîtrise des logiciels en simplifiant l’expérience utilisateur. Cela est particulièrement bénéfique pour les télétravailleurs, car les DAP leur permettent d’apprendre à leur rythme et de manière autonome.
• L’analyse de données permet de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise et la productivité des employés
• Les logiciels cloud donnent l’accès à distance aux applications d’entreprise

Le télétravail durant la crise de la Covid-19

Pour beaucoup, le coronavirus (COVID-19) a mis le travail en suspens. Les propriétaires ou employés de commerces de proximité, comme par exemple les boulangeries, laveries automatiques ou encore les épiceries de quartier, n’ont pas pu passer au modèle de travail à domicile.

D’autres prestataires de services, par contre, ont dû se tourner vers la technologie et trouver un moyen de travailler et fonctionner de manière efficace et efficiente par le biais d’outils numériques. Le passage au numérique est un élément clé pour augmenter la rapidité et l’efficacité avec laquelle une entreprise peut fonctionner virtuellement.

Avant la pandémie, les personnes travaillant à domicile étaient beaucoup moins nombreuses. Selon une enquête de Gartner, lors de la COVID-19, 88 % des entreprises ont encouragé ou obligé leurs employés à travailler à domicile. Bien que certains emplois ne puissent pas être exercés à distance, comme les soins infirmiers et le nettoyage, de nombreux secteurs sont capables d’adopter pleinement un modèle de travail à domicile.

Avant la pandémie, de nombreuses entreprises proposaient déjà une option de travail à domicile, et d’autres formes de travail flexible.

Quel que soit le contexte du télétravail, en pleine pandémie ou en temps “normal”, les avantages du modèle de travail à domicile restent les mêmes:

• 85 % des entreprises ont constaté une augmentation de la productivité
• Quatre personnes interrogées sur cinq préfèrent les entreprises ayant une politique de travail flexible
• 65 % des entreprises affirment que les espaces de travail flexibles contribuent à réduire les dépenses

L’un des éléments les plus importants pour l’adoption du télétravail est le changement de culture d’entreprise. Pour que ce modèle réussisse, la direction doit faire confiance à ses employés. Une communication ouverte est également essentielle.

Cette nouvelle culture du travail flexible implique d’en finir avec le mode de travail traditionnel — l’idée d’un emploi de 9 h à 17 h avec un long trajet vers le bureau. Le travail devient ainsi plus dynamique et, à mesure que nous avançons dans l’avenir, il est fort probable que différents modèles seront mis en place pour répondre à l’évolution des besoins.

Comment mettre en place le télétravail dans son entreprise ?

Préparer son entreprise pour le télétravail

Il n’y a pas de doutes, certaines entreprises étaient mieux préparées que d’autres lorsque de la COVID-19 les a forcées à réadapter leurs méthodes de travail.

Pour qu’une équipe à distance soit efficace, les attentes doivent être clairement définies et une solution de communications unifiées (UC) déterminée.

Il s’agit d’une tâche importante, qui implique d’auditer l’entreprise, de trouver un fournisseur qui réponde à vos besoins, de mettre en œuvre des systèmes de communications unifiées, de former le personnel et dans certains cas de mettre à niveau votre système informatique.

Les étapes de la mise en place du télétravail

Au-delà d’une solution de communications unifiées, il est primordial pour vous de préparer votre main-d’œuvre à distance en prenant les mesures suivantes :

1. Créez un plan d’action WFH (Work From Home)
   Ce plan doit englober toutes les étapes suivantes, et plus encore. Créez ce plan en gardant à l’esprit un développement sur le long terme.
2. Réévaluez l’infrastructure
   Le réseau de votre entreprise dispose-t-il de la bande passante nécessaire pour gérer le travail à distance ? L’infrastructure actuelle du cloud est-elle adaptée à cette situation ? À mesure que le lieu de travail numérique se développe, l’investissement dans l’infrastructure technologique devient primordial.
3. Déployez les bons outils
   Il est crucial de disposer d’outils essentiels, disponibles et permettant de gérer une demande accrue. Pour un flux de travail efficace, des logiciels de collaboration et de productivité doivent être mis en place. Assurez-vous de disposer d’une technologie de vidéoconférence, de systèmes de gestion de projet et d’autres applications de communication comme Teams, Slack, Zoom, etc.
4. Aidez les employés à se préparer
   Dans quelle mesure connaissez-vous les besoins personnels des employés en matière de travail à domicile et d’équipement ? Établissez une liste de contrôle pour les travailleurs à distance : webcam, casque, Internet rapide, logiciels, etc. La mise en œuvre du logiciel nécessitera une formation et une assistance informatique — assurez-vous qu’un plan est en place.
5. Sécurisez vos systèmes
   La sécurité est une priorité absolue. Les employés accédant aux ordinateurs et aux fichiers de l’entreprise à distance doivent être particulièrement vigilant sur le plan de la sécurité. Mettez en place une authentification multifactorielle, mettez à jour la protection antivirus et assurez-vous que les employés comprennent les protocoles de sécurité.
6. Vérifiez le stockage dans le cloud
   Les employés devront accéder aux fichiers via le cloud, mais les problèmes de connexion au réseau et les logiciels de bureau à distance pourraient causer des problèmes. Testez plusieurs fournisseurs pour trouver celui qui convient à tous les employés.
7. Utilisez un VPN
   Les employés devront-ils utiliser un VPN ? Quelle que soit la façon dont les documents sont partagés, les employés pourront-ils accéder aux fichiers centralisés lorsqu’ils seront connectés au VPN ? Utilisez un émulateur de réseau étendu pour tester les transferts de données volumineux afin de déterminer la solution : mettre à niveau l’Internet des utilisateurs distants ou modifier le format des fichiers.

Les outils indispensables pour le travail à distance

La sélection d’outils qui faciliteront le travail à distance et s’adapteront à votre entreprise est essentielle pour un flux de travail fluide.

Faites en sorte que les équipes restent connectées et collaborent en explorant les meilleures ressources pour chaque aspect :

• Vidéoconférence — L’interaction visuelle améliore l’engagement, la productivité et le moral des employés
• Suivi du temps — Laissez aux employés le soin de suivre leur propre temps de travail ou investissez dans une solution de suivi du temps
• Gestion des projets/tâches — Gardez toujours une vue d’ensemble des tâches et des projets ainsi que de leur progression
• Communication et collaboration — Une communication ouverte et régulière permet aux équipes de partager des idées et de discuter librement

Les besoins organisationnels varient, et d’autres outils peuvent être nécessaires pour accomplir le travail. N’oubliez pas de mettre en place des systèmes pour les demandes spécifiques et le signalement des problèmes techniques.

Quels sont les avantages du télétravail ?

Le télétravail présente plusieurs avantages, tant pour les employés que pour les entreprises qui les emploient.

Pour les employés, il est démontré que le télétravail augmente la productivité et l’engagement. Les télétravailleurs font également des économies, car ils n’ont pas à payer les frais de déplacement. Les employés qui travaillent à domicile déclarent être en moyenne moins stressés et avoir un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.

Les coûts et les frais généraux des entreprises sont également réduits puisque les employés qui travaillent à domicile n’ont pas besoin d’espace de bureau ou de remboursement de frais de transport. Les entreprises qui emploient des télétravailleurs sont plus efficaces et résilientes lorsqu’une crise survient et que le travail doit être effectué à domicile.

Les télétravailleurs sont plus épanouis et engagés dans l’entreprise, créant ainsi des organisations plus fortes et plus saines.